步骤1：清洁基本数据——，并给数据一个“浴”

为什么重要？

如果ERP中的数据是错误的，那么随后的所有分析将是“垃圾进出垃圾”。例如，如果重复材料编号，它将导致库存混乱。如果单位不统一（有些使用“零件”，有些使用“零件”），则采购和生产计划将是不正确的。

如何特别做？

检查重复：使用Excel或ERP过滤功能检查关键字段中是否有重复，例如材料号和客户名称。例如，“螺丝”和“螺钉”可能指向统一的相同材料。

统一格式：例如，所有单元都更改为“第2部分”，并且日期统一为“ Yyyy-MM-DD”，避免了“ 2025/7/14”和“ 2025年7月14日”的混合。

DE-JACK：删除停用或无效的数据（例如被取消的供应商，消除材料）。

提示：如果数据量太大，则可以要求软件顾问协助设计清洁规则，例如使用ERP的批处理导入功能自动纠正格式。

步骤2：将规范文档——自定义为数据“设置规则”

为什么重要？

没有统一的标准，不同的部门将根据自己的习惯输入数据，从而导致系统“每个人都在做自己的事情”。例如，如果财务部门称客户为“公司A”，而销售部门称为“客户A”，则在和解时将是盲目的。

如何特别做？

确定编码规则：

材料：使用“类别+规格+材料”组合，例如螺钉代码为“ LS-M6X20侵入钢”（LS=螺钉，M6x20=Spec，Spec，不锈钢=材料）。

客户/供应商：使用“区域+类型+序列号”，例如“东中国- 供应商-001”。

帐户：根据会计标准统一，例如“ 1001-Cash”和“ 1002-Bank存款”。

编写操作手册：编写清楚填写每个字段的要求，例如“材料名称必须是全名，并且禁止缩写”和“订单状态只能被选为\’待定审查\’，\’通过了\’，\’通过了\’，“拒绝””。

培训+评估：组织各个部门研究规格文件，然后通过考试才能操作ERP以避免“使用和犯错误”。

案例参考：制造公司规定所有材料代码必须包括“产品类别（2位数） +规格（4位数字） +材料（2位数字）”。例如，“ 01-0001-304”的意思是“轴承含量10毫米钢丝304”。系统会在输入时自动检查格式，以及是否提示错误进行修改。

步骤3：设计和审计部——“安装监视”操作

为什么重要？

ERP中的数据是企业的“核心秘密”。如果没有审核，可能会有过度的操作（例如仓库管理员更改财务数据），误操作（例如，额外的零订单数量）或什至内部挪用公款（例如伪造采购订单）。

如何特别做？

建立了一个审计团队：将专门的人分配给财务，IT和内部控制部门，负责监视ERP运营。

设置“三个大门”的权限：

角色分层：例如，仓库管理员只能“查看库存”，买家只能“输入订单”，而财务可以“审查付款”。

操作跟踪：所有操作（登录，修改，删除）自动记录日志，包括时间，IP地址和操作员。

定期审查：每个月检查关键操作（例如大规模订单修改，供应商信息更改），以确认它们是否合规。

使用系统“自动警告”：

设置异常规则，例如“凌晨3点登录同一帐户”，“订单金额超过100,000，未批准”将自动触发警告。

定期生成审计报告，分析高频错误（例如材料单元通常填充错误）并优化过程。

案例参考：某个企业使用了ERP审核模块，发现购买者连续三个月在月底的最后一天修改了订单数量。进一步的调查发现，挪用奖金的需求是错误的报道，并最终收回了50万元人民币的损失。

最后提醒：连续优化比“一步一步”更重要

ERP不是“安装后仅完成”，它需要定期的“身体检查”：

检查每个月的数据质量（例如重复率，缺少率）；

更新每个季度的规范文档（例如添加新材料类型时调整编码规则）；

每年重新评估权威（例如，在员工转移后及时检索旧的权威）。

一句话的摘要：ERP的值=干净的数据严格的规则连续监视，它们都不丢失！