会计处理软件系统是会计计算机软件系统的核心模块。商业化会计系统通常包括以下部分：系统初始化，会计凭证输入，会计结帐，书籍处理，报告处理和其他部分。要使会计处理软件正常运行，必须先初始化系统，即帐户建立。

1。数据收集

系统初始化需要在手动帐户中收集每个帐户的会计帐户和余额。如果该帐户是从年中开始的，则还需要收集每个帐户的累计金额以及年初的年度余额。因此，需要从手动帐户中清除所有级别的姓名，级别，平衡和产生的帐户数量。在这里，我们应该注意以完整的方式收集最低级别详细帐户的余额和数量，以避免遗漏，以确保初始化期间输入的数据的准确性和平滑性。

2。编码设置

代码在会计系统中广泛使用，在这里，我们主要介绍帐户代码的设置。设置帐户时，应将收集的会计帐户添加到会计系统中，并应建立会计帐户系统。在计算机会计系统中，除了使用手动会计（例如手动会计）之外，还必须将代码添加到每个会计帐户中。会计主题代码通常以阿拉伯数字编译，并用组代码进行编码，即分段组合代码，并从左到右分为段。每个细分市场都有固定数量的数字来表示不同级别的会计主题。如果第一段代表总分类帐帐户，则第二段表示第二级详细帐户，第三段表示第三级详细帐户。设置主题代码时，您需要注意以下问题：

（i）系统

财政部各个行业的会计系统已系统地提出了总分类帐帐户的姓名和帐户代码和少数二级帐户。在设置总分类帐帐户代码时，必须遵守财务部门制定的会计系统中的相关规定。除了会计系统外，还可以根据高级主管部门和单位的管理要求来建立详细的帐户代码，以确保帐户代码的系统性和统一性。

（2）野心

有必要确保每个代码对应于会计主题，并且不允许使用具有相同名称的重复主题代码和会计主题。但是，如果具有相同名称的详细主题属于不同的上级主题，则可以被系统接受，而不是将其视为具有相同名称的会计主题。

（iii）简单

在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，我们努力使代码简单明了，并且数字的数量越短，越好，既方便存储器，又提高了输入代金券的速度。

（iv）可伸缩性

一旦设置了会计帐户系统，就无法更改其代码结构。修改结构只能通过重新建立帐户来实现，重新建立帐户将丢失所有初始化数据和输入的代金券信息。因此，设计代码时，您必须完全考虑所有要求。

总分类帐帐户的代码长度通常由选定的会计系统确定，并且一定级别的详细帐户的代码长度通常取决于上层帐户中包含的最大详细帐户数量。以第二级详细帐户为例，总分类帐帐户是其上级帐户。银行存款，应收账款，销售收入，管理费用和其他总账帐户具有第二级详细帐户。银行存款通常基于帐户开张银行和帐号作为详细帐户，范围从两到三个，最多二十或三十，销售收入，管理费用等。该主题下设置的第二级详细帐户通常不超过九十九。两位数的代码应该能够满足将来添加相同级别主题的需求。应收账款和其他帐户通常与客户或单位建立。详细帐户的数量因单位而异，范围从数十个到数百或数千不等。两位数的代码长度很难满足要求，并且必须增加到三个甚至更长的时间。由于相同级别的主题必须使用相同级别的主题代码，因此其他总分类帐中的第二级主题还必须使用三位数或更长的主题代码。

如果分段代码数字集的数量很长，并且大多数上级主题几乎包含详细主题，则不可避免地会影响其他主题的凭证输入速度，这与简单性不一致。为了解决此矛盾，可以首先对详细帐户进行分类，并且可以根据分类设置辅助帐户，然后可以设置较低级别的详细帐户。例如，必须根据客户属于的区域对应收帐款一般帐户进行分类，并且可以根据客户的名称设置次要详细帐户，然后可以根据客户的姓名设置第三级详细帐户。一个更理想的解决方案是应用客户辅助会计，该会计通常由当前的商业会计软件提供。

由于辅助会计中的项目代码是完全独立的并且具有自己的系统，因此项目代码仅与其关联的会计帐户（例如上述帐户收款和其他帐户）有关，并且不影响其他帐户的代码设置，并且与帐户代码的数字数量无关，这非常方便扩展。如果选择了辅助会计功能，则在设置帐户代码后，必须设置辅助项目代码和名称。如果该部门的会计业务，尤其是货币基金涉及外币，则在建立帐户系统时必须考虑外币。会计软件提供了Recoin会计的功能。初始化系统时，必须将外币数据输入到系统中。这些数据包括：外币代码，外币名称，与当地货币的汇率等。

3。数据输入

完成上一步后，您可以将每个帐户的余额输入到系统中。当一月份启用会计系统时，您只需要输入上一年的余额即可。上一年的余额既是年初和一月开始的平衡。如果在其他几个月内启用了会计系统，除了输入启用月余额外，您还必须在年初和一月之前的每个月的累计金额中输入余额，以启用会计系统。这是为会计报表准备的数据。如果未输入累计金额，则由于会计数据缺乏连续性，如果在将来的查询和报告中需要全年的累积金额，则系统将无法提供正确的数据。

在实际操作中，大多数会计软件提供了一种简化的操作方法，即，您只需要输入最低级别详细帐户的年终余额和累计量，并且计算机自动汇总了每个上级帐户的开始余额，累积金额和开始余额。如果建立了一个辅助会计项目，则还必须在初始化时输入每个辅助会计项目的余额和累计金额。余额输入完成后，计算机可以检测余额是否平衡。确认正确输入每个余额后，可以完成帐户构建，并巩固余额，以避免将来对初始余额进行错误的修改。

4。最好只有一种通用格式用于会计凭证类型。

会计检查是会计人员日常工作的重要组成部分。当手动运行时，使用机密会计凭证来处理会计业务，并且会计凭证被绑定和整理，以管理代金券和会计的便利。会计师可以根据共同的分类方法将会计师分为收据券，付款代金券和转让凭证，也可以根据单位的实际情况设置凭单类型。应该指出的是，会计凭证的分类不是必需的项目，只有一种一般会计凭证格式，即转移凭证。实际上，在计算机化后，可以通过计算机快速实现会计检查。计算机最重要的功能是其快速速度，这仅弥补了手动会计检查的缺点。此外，设置凭据类型并添加输入项目将影响凭据的输入速度。另外，由于所有类型的优惠券必须独立编号，因此组织和存储代金券更加麻烦。会计软件提供会计优惠券类型设置功能，以适应手动会计时的习惯。因此，计算机化后，会计优惠券类型设置项目将被忽略。

V.初始化工作中应注意的其他问题

完成上述操作后，您可以输入每日会计处理，例如输入，修改，审核，打印会计凭证，支票帐户，打印输入书等。但是，应注意以下问题时，请注意初始化系统时：

（1）新运营商应注意输入自己的密码

该系统将预设操作员，通常命名为系统或管理器等。这也是系统管理员具有最高权限的系统管理员。正式启用系统后，应将用户名更改为系统管理员，并应添加密码。如果需要在机器上操作多个会计师，则应添加操作员，并应为每个用户确定相应的权限。新添加的操作员的密码必须由新操作员输入以区分职责。　

（2）注意充分使用自动转移凭证功能

（iii）设置报告时，请注意根据用户手册中公式的格式正确设置数字公式。

会计报告是会计工作流程中的最后一个链接。一般会计报告通常是在会计软件中预装的，但是除了一般会计报告外，该单元还必须需要其他报告。这些报告无法预装，用户需要自己完成设置。报告通常由四个部分组成：表标题，表标头，桌子主体和桌子端，其中桌子的设置是关键。表主体中有两种类型的数据，一个是固定的表项目，另一个是在更改数值数据。必须设置数值数据以从帐户和其他报告中获取数字公式，并且会随着帐户簿中的数据而变化。数字公式的格式在不同公司的会计软件产品中有所不同，您必须参考会计软件所属的用户操作手册。

简而言之，会计软件系统的初始化是一项非常重要的任务。初始化系统时，不具备计算机操作的会计师应特别注意上述问题，掌握初始化的钥匙，并在初始化方面做得很好，以最大程度地提高会计处理软件的作用。