无论您是一家制造公司，互联网公司，一家房地产公司，甚至是小型初创团队，您都一定会考虑在有更多人的情况下制作OA：如果您可以使用该系统运行，您将永远不会依靠人力。

近年来，国内OA市场一直如此繁荣，包括大型工厂，小型工厂，零代码平台，各种版本和价格，并且已经流行了近20年。

但是奇怪的是，如果您了解外国公司的管理，尤其是欧洲和美国等成熟市场，您会发现令人心碎的现实：

外国公司很少专门从事“ OA系统”。

即使您问外国人：“您的公司使用OA吗？”，许多人也感到困惑：“什么是OA？”

为什么OA公司在中国流行了将近20年，但在国外几乎没有生存空间？

这就是问题：

为什么中国公司不能没有OA，而外国公司使用它很少？这是技术差距吗？还是管理逻辑根本不同？您有值得学习的地方吗？ ——今天让我们谈谈。

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一、先搞懂，OA到底是什么？

让我简要介绍不熟悉OA：OA的朋友，全名是Office Automation，这意味着办公室自动化。

具体而言，它是用于管理公司日常管理工作的软件系统，其功能通常包括：

流程批准（休假请求，报销，商务旅行等）信息发布（公司通知，新闻）文档管理（文件共享，文件管理）出勤管理（签入，出勤统计）内部通信（内部通信工具类似于公司Wechat）

总而言之，OA是公司的内部行政管理工具，可以使公司标准化和数字化办公流程，提高内部效率并避免随机飞行信息。

二、为什么中国企业特别爱用OA？

中国公司喜欢使用OA的原因实际上很明显，有三个主要原因：

1、企业管理需求强烈

像OA这样的国内公司。坦率地说，老板希望公司的内部管理能够更具标准化，透明和可控。

尤其是许多国内公司正在迅速扩张时，其规模正在迅速扩大，业务变得越来越复杂，因此他们需要一个系统来“管理人员”，“管理事务”和“管理流程”。 OA只是满足了这一需求。

例如，在批准过程中，所有批准记录都清楚了，经理可以看到谁批准了它以及批准它需要多长时间；例如，在过去，文档管理中，它曾经使用纸质文档，并且花了很长时间才能找到一个文件，但是现在它是电子和统一的。更不用说出勤管理，直接连接到时钟机，很明显，一眼就迟到了，每天都离开。

在强大的管理需求的背景下，OA已成为许多公司经理的“必备工具”。

2、价格便宜，推广成本低

国内OA软件的价格通常相对较低，而DingTalk和Enterprise Wechat的某些企业版本甚至可以免费提供类似OA的功能，从而使中小型企业变得易于启动。

此外，OA系统本身具有简单的功能和低成本的入门。它不需要特殊培训。您可以通过购买集合并安装它来使用它。它既简单又直接，并且具有非常成本效益的性能。

3、本地化的市场环境

国内OA系统基本上是在国内生产的。例如，诸如Fanwei和Zhiyuan之类的旧OA供应商，以及Dingtalk，Enterprise Wechat，Feishu和Jiandaoyun等新一代工具几乎涵盖了各种企业。

中国企业的管理模型和批准过程相对统一，这也使OA制造商更容易标准化产品，降低成本并迅速占领市场。

三、国外企业为啥不用OA？

在谈论为什么它在中国如此受欢迎之后，让我们来看看为什么外国公司几乎不使用OA。

1、国外企业偏爱“集成工具”而非单一OA

外国公司没有进行办公室自动化，但他们更喜欢使用任务管理和项目协作作为核心的全面协作平台，例如：

Microsoft 365（Microsoft 365）Google WorksPaceSlack + JIRA +概念组合模式这些工具本身不是简单的管理过程工具，而是以业务为中心，强调团队协作和任务管理，并且更多地用于促进特定的业务，而不是简单的管理批准。

例如：

文件管理和文档共享，他们使用Microsoft SharePoint或Google Cloud Drive；团队沟通是Slack或Microsoft团队；项目管理和任务协作Asana，Trello和Jira。

这些工具不仅满足行政需求，而且更重要的是，它们还可以为业务本身服务。因此，外国公司很少单独购买OA系统，因为他们的办公室自动化需求已集成到更强大的工具中。

2、组织文化和管理理念的不同

在外国企业文化中，“人”的倡议一直都得到强调，并且管理模式相对平坦，并且更多地关注每个人的独立管理能力，而不是依靠系统专注于员工的出勤率和批准。

例如：

欧美公司在中国很少有严格的登机手续系统，并且更喜欢灵活的办公室工作；批准过程简单明了，请尽量避免过多的层次结构批准；员工与经理之间有高度的信任，以避免过多的控制软件。

在这种文化下，强调批准，出勤和控制的OA系统不受欢迎，甚至可能引起员工抵抗。

外国公司的业务类型，组织模型和批准流程通常更加多样化和个性化。这种多样性使OA难以完全满足每个公司的需求。

此外，外国公司更喜欢自己选择模块化工具，例如：

一些公司将Salesforce用于销售管理；一些公司将SAP用于金融和ERP；项目团队使用Jira和Confluence；他们更喜欢“构建块”集成的软件体系结构，而不是购买OA软件包。

四、管理逻辑本质差异在哪？

回到本质，中国和外国企业的管理思想确实非常不同。

因此，从管理逻辑的角度来看，不是对与错的人，它只是适应不同环境和不同发展阶段的产物。

五、中国OA的优势和问题，都很现实

谈到这一点，我们不能只是说OA不好，毕竟，它确实解决了中国公司的许多实际问题：

OA的价值

帮助迅速扩展的公司澄清其流程；帮助合规和保持痕迹并响应审计检查；帮助大规模员工共同努力以提高基本效率；并帮助各个部门建立标准操作系统。

OA的问题

如果堆叠的过程太多，效率将降低；批准被批准批准，这成为形式主义；系统操作很复杂，员工感到恶心，他们成为一种形式。 OA与实际业务断开了连接，并成为“内部抛弃自己”的平台。总而言之：OA最初是为了提高效率，但是如果使用不当，它将成为公司内部的新阻力。

六、那中国企业就必须上OA吗？可以怎么用得更好？

在该国，OA系统几乎已成为企业管理的标准配置。无论是大型还是中小型企业，从小到大型企业都可以习惯于内部进行诸如批准，通知，报销和休假等内部进行程序。但是有些人还问：“ OA真的是必要的吗？您必须去那里吗？”

答案是：目前，在中国公司的一般环境中，OA仍然具有其重要作用。但是问题不是要使用它是否有必要，而是如何更好地使用——！让我们从几个角度详细介绍：

1. OA系统：是工具，也是一种管理文化

让我们谈谈中国公司OA系统的当前状况：大多数中国公司都会建造OA，该系统花费金钱，并且经常迫使员工使用它。当许多人提到OA时，他们会想到繁琐的批准过程，长期形式和重复的信息。最终结果是员工认为OA只是一项“任务”，并成为必须处理工作中必须处理的“负担”。但是实际上，OA不仅是一种软件工具，而且是管理文化和工作习惯的反映。

1.1 管理文化的导向

流程记录和责任可追溯性：许多国内公司强调“休假痕迹”，并且必须记录所有批准和流程。如果将来出现问题，他们可以验证谁负责。这对于合规和审计非常重要，上级很容易放心。

信息共享和协作办公室：一旦启动了OA系统，部门之间的信息传输将更加透明，并且任务移交不依赖口头交流。每个人的工作都有充分的记录。系统和流程的标准化：OA促销实际上促进了公司系统的配方。许多公司因OA而开始整理内部流程，并从最初的“基于经验的工作”转变为标准化工作。

1.2 员工心理与使用体验

不幸的是，许多公司使OA太“严格”或“正式” ——

在每个批准过程中都设置了多次评论，这使其效率低下；系统接口很复杂，操作步骤很麻烦，这会导致员工找到绕过的借口，例如使用微信，QQ或直接电子邮件进行通信；缺乏与实际的工作需求相匹配的，员工认为“该系统要花钱，但结果是要多绕道。”因此，如果您想“更好地使用它”，则必须努力工作以改善系统体验和工作流程。

2. 如何提升OA系统的效用，让它成为工作加速器？

实际上，中国公司不必从根本上放弃OA，而要“升级”它，以便OA可以真正帮助您提高效率，而不是成为负担。

以下是一些可以实施的具体建议：

2.1 流程精简，减少不必要的环节

问题的当前情况：许多公司已经完成了批准过程，并逐层批准了IT。有时，简单的报销需要超过十几个节点，从而导致延迟和重复提交，这最终使OA成为“通过动作”的工具。

改进建议：

查看每个过程，问问自己：这个步骤真的有必要吗？我们可以合并，批准或委派权力吗？设置批准规则的标准化：例如，对于少量的报销，可以由直接主管批准，而无需经过多个级别的批准。

自动提醒和并行批准：使用系统自动敦促和设置并行批准过程。例如，如果同时将申请发送给多个批准者，则假定首先批准的人将在以后进行总结。

实际情况：有一个中型企业，OA有7个节点之前的报销过程，平均批准时间需要3天；整理过程后，它已减少到3个节点，并且批准时间已缩短到大约8个小时，从而大大提高了员工满意度。

2.2 系统界面友好，注重用户体验

当前问题的情况：OA的旧版本通常具有相对“老式”的界面设计，功能按钮安排是混乱的，甚至不同部门的使用习惯也有很大不同，这会导致需要花费很多时间学习开始学习的员工。

改进建议：

使用移动办公室：目前，市场上的许多OA系统都有特殊的应用程序，并且员工可以直接批准和报销其手机，而无需重复登录计算机系统。

用户自定义：所有部门都可以根据工作习惯自定义常见功能和快速门户。例如，销售部门可以在主页上放置合同，报价等；行政部门可以将休假和报销在顶部。直观数据委员会：设计一个直观的工作委员会，以显示管理关键指标，例如批准延迟率，待办事项数量等，以便管理人员可以一目了然地发现问题。

2.3 与其他系统的集成协同

问题的当前状况：在许多公司完成OA之后，部门之间的数据仍然“隔离”，例如员工的出勤数据分散在人力资源系统中，项目进度信息在项目管理系统中，并且内部和外部信息不太平稳。改进建议：

打开数据接口：将OA与HR，CRM，ERP和其他系统集成，并集成过程，任务和数据以形成闭环管理。实现多平台的互连：使用Wechat，Dingtalk，Feishu等办公平台的开放API来连接电子邮件，批准和坎班，减少多个系统之间的切换并提高协作效率。联合决策：将OA中的流程与企业业务系统联系起来，以形成数据链接，例如在批准合同批准后自动通知财务部门，并自动向项目团队生成任务以消除“传输中断”。

实际情况：一个拥有1000多人的小组通过接口将OA和ERP系统连接起来，实现自动内部文档转移，大大减少了手动重复进入并节省了超过20的劳动力成本。

2.4 适应企业发展阶段和规模调整

问题的当前状况：企业可能只需要一个简单的OA即可在早期阶段处理日常沟通和简单的批准，但是随着公司的扩大规模和业务变得更加复杂，原始OA可能还不够，它将成为拖延的负担。

改进建议：

量身定制的解决方案：根据企业，行业特征和开发阶段的规模选择正确的OA版本，不是越大，越好。模块化的分步发布：大型企业可以在模块中在线考虑，并逐步改进它们，而不是立即进行所有操作，以避免员工无法适应并具有高系统风险。

持续优化和更新：数字构造是一个持续改进的过程。 OA系统需要连续迭代和升级，并根据使用反馈及时改进，而不会在“原始在线”阶段停止。

实际情况：在开发的第二阶段，一家互联网启动公司已从简单的批准系统升级为功能齐全的OA+ HR+项目管理集成平台在其开发的第二阶段，成功地解决了分散部门的交流和不良的任务交流问题，并促进了该公司业务的爆炸性增长。

3. 总结：用好OA的关键在于“精简+集成+制度”

总而言之，当中国公司使用OA时，他们不能仅仅将其视为一套批准工具，但必须真正实现以下方面：

简化的流程并非所有内容都需要在各个级别上批准，但是最合理的过程必须基于实际业务设置。精简后，批准速度很快，并且员工感到满意，并且自然会晋升。系统集成OA不是一个岛屿，它应该与人力资源，ERP，CRM和其他系统连接，以实现数据共享和处理链接，并在企业内形成数字生态系统。开放后，每个部门的信息不再孤立，公司的运营具有透明的基本数据。连续的迭代和优化没有终结数字化，而OA系统不是“一个和所有”设备。企业需要连续调整和优化流程，根据业务条件和员工反馈升级系统功能，并最终形成一个既简单又聪明的内部协作平台。

中国公司为什么喜欢OA？因为环境，规模和合规性要求决定了它的需求。为什么外国公司使用的OA少？因为他们的系统是第一个系统，所以他们的职责很明确，而且过程很简单。真正伟大的不是是否有OA，而是该系统是否可以用来使事情平滑。