比闹钟更有效! Excel自动提醒您,不再害怕忘记事情

小e为他的同学准备了100多个Excel模板,然后获得公共种子号[Autumn Leaf Excel]并直接回复[Toutiao]

农历新年即将到来,负责采购的同事小尤亚人开始再次盘点合同签署情况,并清算未逾期的合同,以及如果有多少合同需要尽快续签多少合同,以及有多少合同需要续签,以恢复有限制。

实际上,小火已经非常清楚地解决了,但是他认为“状态”列和“过程”列可以自动生成,而无需手动填充它。毕竟,无论一个人多么谨慎,他都会误判密集的数据。

最好标记颜色以更直观地区分。

那么,您如何自动实施这些呢?让我们一起看看

需求分类

小野希望达到以下要求:

如果当前时间大于到期时间后的30天,则状态显示为“未过期”,并且处理“已签名”显示;

如果当前时间从到期时间开始少于30天,则状态将显示为“未过期”,并且处理将显示为“尽快注册”,该线将以浅黄色显示;

如果已过期,状态已过期,则处理为“重新签名”,并且该行以红色显示。

解决方案

我们可以将上述要求分为两个步骤。第一步是确定它是否逾期并将其标记在文本中。第二步是根据逾期情况将其标记为彩色。

第一步:文字标记——函数法

状态列:单条件判断的 IF 函数

白色单元格的条件中,到期时间和当前时间的差值都大于 0 时,也都属于「未到期」

所以可以根据差值是否大于 0 这个条件是否成立,分为「未到期」和「已过期」。

下一步,我们将人类语言版本条件转换为Excel可以理解的语言。下图以“到期时间”列中的单元格D2为例:

比闹钟更有效! Excel自动提醒您,不再害怕忘记事情

标准日期格式直接执行加法和减法操作,然后确定它是否大于0。使用todake()函数动态获得当前系统日期,因此条件为(d2-today())0;

由不同结果返回的内容是尚未过期或已过期的文本,需要英语字符的双引号。

最后,将条件和结果插入“ IF用来做出有条件判断的功能”中。

=if(((d2-today())0,\’未过期\’,\’过期\’)分析:=(条件,确定后返回结果,结果在未建立时返回)

处理列:多条件判断的 IFS 函数

处理列有三种条件和对应的结果,是一个多条件判断。

如果目前使用IF功能,则需要重叠多层,并且新手将在几分钟内混淆。

但是,在Excel2016中,有一个函数IF可以直接实施多条件判断(WPS也具有一个判断)。

同样,让我们先翻译人类语言。 IFS函数的每个条件仅在真实时返回结果,因此我们不会列出不正确的情况。

最后,IFS功能插入

=ifs((D2-today())30,“签名合同”,(D2-today())0,“尽快签名合同”,(d2-today())=0,\’re-sign\’)往左右滑动以查看

分析:=IFS(条件1,条件1建立结果,条件2,条件2建立结果,条件3,条件3,结果3建立结果)

第二步:颜色标记——条件格式法

接着就是标颜色了

选择需要设置条件格式的区域(即,颜色自动更改的区域,这是单元A1:F7),单击[start] tab tab- [条件格式] – “新规则”;

选择“使用公式来确定要格式的单元格”,然后输入:

=($ d2-today())=0(即,当日期距离到期时间小于或等于0时

比闹钟更有效! Excel自动提醒您,不再害怕忘记事情

然后在[格式]设置中,将单元格填充到红色。

继续创建3个新规则,范围仍然是A1:F7单元格:

在公式栏中输入“=($ d2-today())0”,然后将单元格填充在[格式]设置中;

在公式栏中输入“=($ d2-today())30”,然后将单元格填充在[格式]设置中没有颜色;

在公式栏中输入“=$ d2=\’\’”(当日期未填充时),然后将单元格填充在[格式]设置中。

确保每个条件的顺序显示在下图中。如果不是,则可以选择规则并通过单击向上和向下箭头按钮进行调整。

好的,准备工作已经完成,让我们看看结果。

看起来不错吗?

让我们总结一下

当编辑IFS功能等于长度公式时,您通常会头痛。目前,您可以使用[Alt+Enter]根据公式栏中的需要包装长公式,并使用太空栏将其置于空间。

这有助于整理长公式的逻辑关系。

如果您使用条件格式的公式并将其应用于其他单元格,则应注意行和列锁定格式,在此示例中,列是锁定的。

当多个条件(规则)共存时,优先级是从上到下。当可以满足上一个级别的条件时,将不再制定下一个级别的条件确定。因此,有必要确保范围较小的条件在上层,并且范围很大。

有关功能的更详细信息,您可以查看我们以前的文章:每个人都必须知道功能,超级完整分析,本文就足够了!

您更喜欢标记哪种方法?

手动标记

文本标签功能方法

用户评论


淡淡の清香

这个真厉害啊,我平时工作总是记性不好,经常会忘记一些重要的会议或者截止日期。如果能用 Excel 自动提醒,那岂不是效率大大提升啦!

    有13位网友表示赞同!


怪咖

我现在每天都要打开手机的日历查日程,然后还得担心会不会错过通知铃声的小提示。Excel自动提醒是不是可以把桌面上的Excel软件做成一个简洁的提醒版呢?

    有6位网友表示赞同!


旧爱剩女

终于有方法能替代闹钟了!这真是太棒了,我老是用手机闹钟但是总会被玩手机的声音屏蔽掉。。

    有11位网友表示赞同!


你与清晨阳光

Excel 的功能越来越强大了啊~ 我一直觉得 Excel 不过就是一个看表的日子工具,居然还能做成提醒工具? 这可太牛啦。期待能够学习一下这个方法!

    有10位网友表示赞同!


矜暮

这真的能胜过专门的日程管理软件吗?我觉得那些软件的功能更完善吧,比如定时提醒、任务列表等等。

    有15位网友表示赞同!


一笑抵千言

这种方法听起来不错,但我觉得 Excel 使用起来可能有点麻烦啊。我还是习惯用手机的闹钟或APP来提醒比较方便快捷,毕竟每天都在用嘛。

    有12位网友表示赞同!


面瘫脸

我以前也尝试过用 Excel 做记事本,但是发现很容易就混乱了,而且找不到东西很不方便,不知这个自动提醒功能会不会同样有这个问题?

    有19位网友表示赞同!


孤独症

这篇文章真让我开眼界呀!我一直只知道 Excel 可以做数据处理,没想到还有这么酷的功能可以用! 我要试一下这个自动提醒的教程!

    有13位网友表示赞同!


呆萌

Excel 自动提醒真的比闹钟好用!因为我经常工作的时候会打开excel来整理资料或分析数据,这样一来就不用再额外去操作其他的app了。真方便!

    有17位网友表示赞同!


不忘初心

不过我觉得最关键的是要记得设置提醒内容和时间啊,如果忘记手动设置的话,这个功能就失去了意义啦!

    有8位网友表示赞同!


浮世繁华

我工作上确实经常用到 Excel,可以用来做一个自动提醒的功能确实是挺有用的创意!我得赶紧去学习一下这个方法!

    有15位网友表示赞同!


冷风谷离殇

总觉得软件都追求复杂和高级, 其实简明的实用才是王道啊!Excel 自动提醒这种功能就很直接了点,只要需要就用上了!

    有9位网友表示赞同!


小清晰的声音

如果 Excel 能支持语音提示,那岂不是再完美不过了吗?可以不用每次都盯着电脑屏幕,还能更专注于工作!

    有17位网友表示赞同!


若他只爱我。

我之前试过用手机闹钟提醒,但总觉得太吵、太频繁了。Excel这种方式感觉更自主灵活,可以选择哪些事需要提醒,时间也更容易精确设置。

    有20位网友表示赞同!


闲肆

文章说的功能听起来很酷,但我比较担心操作繁琐和学习曲线的问题吗?不知道是不是适合我这个新手小白用户?

    有6位网友表示赞同!


泡泡龙

虽然看起来很有用,但Excel会不会因为频繁提醒而影响到效率呢?有时候需要沉浸式的专注工作时间,反而会被这些提示打断。

    有19位网友表示赞同!


寻鱼水之欢

感觉这种 Excel 自动提醒的技巧更适用于一些比较规律的工作或学习任务,像突然出现的灵感或者突发事件就难以预判了…

    有19位网友表示赞同!


生命一旅程

这个功能虽然很有用,但我还是要倡导大家加强自身的记忆力锻炼啊!毕竟过分依赖工具也不一定是好的习惯!

    有15位网友表示赞同!

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