什么是OA？

坦率地说，这是一个办公室自动化系统。现在，每当您加入一家公司时，尤其是有点大，OA就是标准配置。不是有问题，而是您甚至无法逃脱。

每天早上打开计算机时，我要做的第一件事是不阅读电子邮件或打开dingtalk，而是先致电卡。您必须在OA上申请休假，必须填写OA上的表格以进行报销，并且如果发送通知，则必须发布OA才能关注该过程。还有最经典的内容，“请批准A，B Notify，c copy c，d用于参考” ——一群人乍一看不认识您，但他们都在等待您在此过程中“确认”或“同意”。

您是否曾经考虑过一个问题：中国公司为什么喜欢使用这么多OA？

您担心员工会犯错吗？害怕这个过程感到困惑吗？或者，您是否担心如果出现问题，没有人会责备？

今天让我们谈谈此事。

解释中使用的OA办公系统已将其直接下载和使用的完整模板进行：业务管理模板中心- 企业数字解决方案中心- jiandaoyun

一、OA本来是好东西，怎么变了味？

OA首先做了什么？坦率地说，这是为了使办公室的工作效率更高，信息传输更加顺畅，并且过程管理更加透明。

看起来应该这样：

提出休假请求，报销，采购和其他流程更为标准化；使批准记录有据可查；每天都在不进行差事的情况下进行跨部门和跨区域的交流；进行文件传输和存档电子和自动化。

但是实际上，我们许多公司的OA系统已成为“任务积累基础”和“责任分散者”：

如果您要求休假，则需要在敢于离开之前在各个层面上签署三层批准。报告和报销的过程是如此复杂，以至于您宁愿从自己的口袋里付款。您可以复制一堆人，没有人真正阅读它，也没人敢看它。当涉及一个关键节点时，如果您说“系统尚未遵循该过程”，则“没有人承担任何责任”。

这在哪里有效？它基本上将“责备”机制写入代码！

010-10110许多人认为OA过程很复杂，可以防止错误。例如，如果您不批准购买，您可能会花更多的钱；如果您不注册打印，则可能违反规则；如果您不申请休假，它将影响您的轮班.

这些陈述听起来很合理，但是如果您对——的深思熟虑，这真的是“防止错误”吗？实际上，不是，更多的是“防御”：

批准是为了“责任转移”。一件事从监督批准，董事批准到总经理，到行政副本和财务通知。过程越复杂，责任越分散。没有人会真正做出决定，因为只要不是“我自己决定”，如果出现问题，“每个人都有份额”。 CC功能是“离开痕迹”。许多OA操作，底线“ CC至：Zhang San，Li Si，Wang Wu，所有部门成员”。如果您问为什么这么多人？答：以防万一，每个人都会发现这是有原因的。有人真的仔细看吗？大多数人点击并思考：“这与我有关吗？如果我不回复，这不是社交吗？”

入住系统用于“定量管理”。从表面上看，这是出勤率，但实际上，其背后的许多公司将其用作“绩效指标”和“扣除额”。当一天迟一天迟到时，系统将自动标记红色。即使您是一个加班直到清晨工作的人，也不要考虑不要扣除薪水。

总而言之，许多OA系统并不用于提高中国的效率，而是用于“划分责任界限”和“确保领导力安全”。我害怕不是员工的错误，而是事件发生后“没人责备”这一事实。

二、“怕出错”是假，真正是“怕担责”！

您可能会问：其他国家也使用OA，为什么中国公司会上瘾？

由于中国企业的管理文化，有三个“不成文规则”：

三、为什么中国企业特别爱用OA？

许多经理的逻辑是：不要犯任何错误，如果发生什么事情，请不要怪我。

因此，对做任何事情的第一个反应是“进行过程”，而不是“如何做得更好”。这个过程就像是“护身符”。每个人都害怕事情，每个人都想留下痕迹。

1. “事事要留痕，人人要免责”

许多公司的水平太多。如果主管无法做出决定，则经理需要决定；经理再次询问董事。董事再次询问总经理.最后，“决策能力”不是由企业决定的，而是由“过程”决定。

一一推动，没有人愿意真正负责。因此，流程的越多，就意味着公司“缺乏信任”，而“害怕麻烦”。

2. “领导不拍板，流程拍板”

一旦许多公司涉及金钱，人，合同和法律，他们的第一个反应不是“如何解决”，而是“该过程是否已完成”和“是否存在漏洞》。

这导致了企业中越来越多的官僚机构，更像是政府部门。无论逻辑如何，事先询问过程。谁敢做出决定？没有人。每个人都依靠OA系统来“决定”它是否可行。

3. “合规第一，效率第二”

要真正使用OA系统，关键不是该软件已安装了多少功能，而是您是否弄清楚了：

OA系统的核心作用是什么？它服务于“业务”，而不是服务的“责备”！

因此，让我们一一详细地谈论它。

四、OA系统不是错，错的是“用OA的思维”

这句话听起来很简单，但是没有多少公司真正这样做。

案例1：请假需要三个级别的批准，并且第一级不可用，并且该过程被卡住了。许多公司的系统非常复杂。

毕竟，恐怕有人会“偷走假”。但是您认为，如果您独自一人休假，如果您想使用副经理？过程越长，事情就越少，浪费的时间就越多。公司不应“花费时间并防止小错误”，而应“迅速委派权力并专注于重大事件”。

如何更改它？

年假，调整和短期休假可以得到直接上级的批准；

设置系统中的配额限制，例如“在3天内，在预算之内3天内，不超过标准”的项目自动转移；每日办公室采购，少于5,000元的项目不应在各个级别批准，并且团队负责人的配额得到授权。

OA是一种工具，而不是“电力传递器”。不要怪别人你应该批评的东西；不要假装批评您不应该批评的事情，但不要承担责任。

第一条：流程简单清晰，能自动就别手动

您是否曾经看过这种情况？没有人决定一件事，每个人都说：“您可以浏览这一过程，我会看看。”

这是什么意思？我不想做出决定，这取决于系统如何批准。最后，您发现系统的批准不是很清楚，因此每个人仍然没有移动。然后像这样拖动它。

基本问题是：权利和责任不符合，每个人都是“假批准”

领导者不想承担责任，所以他说他正在完成这一过程。中级团队没有授权，因此他必须“采取动作”。前线执行人正在等待说明，没有人真正做出决定。

什么是明确的权利和责任？

谁对这个项目了解最好的？谁将授予“批准机构”，谁最接近执行权？谁会赋予“否决权”，谁会最能承担后果？让任何人都有“做出决定的权利”。

例如：

设计部雇用了一名外包设计师，预算为2,000元。主管看到它还可以，并直接通过了。该系统将完成并支付；如果财务经理，总经理和董事长必须点击“同意”，并且没有人对此事“真正负责”。不清楚的权利和责任只会造成“伪造责任”。每个人都批评了这一点，但没有人真正“确认”或“思考”。相反，如果出现问题，任何人都可以说：“我只是批评它的过程”。

010-1011S许多经理将OA程序视为“批准和判断”的替代品。

例如，如果您问他：“您为什么批准这个引用？”他回答您：“系统过程已经完成。”

但是您再次问：“您看过供应商的资格吗？”我无法回答。

这表明他根本没有真正的判断，而只是将批准视为“过程行动”。他不使用专业精神来检查，但正在检查。

最糟糕的是——出了问题。这样一个人仍然可以信心说：“我遵循了这一过程，系统没有报警。”

解决方案是：

在关键批准节点上，添加“判断责任提示”或“风险提醒机制”，例如：系统提示：“如果资格尚未通过资格验证，供应商是否继续这样做？”批准者需要检查“我已经知道并承担判决责任”，然后才能搬到下一步；对于主要问题，该系统不仅遵循该过程，还记录了“判断说明”，例如：“选择供应商B而不是A，因为报价是合理的，交货时间稳定。”

OA不仅可以记录“过程过程”，还可以记录“判断逻辑”。否则，它将成为避免思考的工具。

第二条：权责明确，别“流程决定一切”

现在，这是使用OA系统的最“病理”方法：将随机申请复制到十几个人，领导人，同事，部门所有者甚至公司合作伙伴都被拖入水中。

您问申请人：为什么要复制这么多人？答：恐怕有人会错过，所以我会说当时没有通知；和“发送副本并不是问题。”

您问CC的人：您真的读过吗？答：我没有时间阅读它，我不知道为什么要复制它。

这会造成一个奇怪的情况：每个人都被告知一件事，但实际上，没有人真正“理解”或“负责”。

CC已成为“责备转移护身符”。

该怎么办？非常简单：

所有CC列都设置为“人限制”，例如最多5人，如果超过原因，则应解释； CC人员必须具有“信息角色”，例如：CC人需要确认或补充此过程中的解释；系统提示：CC人是关键内部人士吗？如果没有，请删除它；该系统定期计算“ CC阅读率”，以使施虐者意识到这是浪费资源。

OA不是“更多的通知，更安全的通知”，而是“准确的唯一途径是有效的”。知道的人越少，责任就越明显。

010-110许多人出于“自我保护”心态使用OA。但是，如果每个人都使用过程来保护自己，那么最终，每个人都“看起来很努力”，但是没有人真正“做出决定”。