小会计学手工记账，从第一步开始：填写记账凭证

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王小才

第一步、填写记账凭证

1、会计凭证

根据原始凭证填写会计凭证。这是会计的第一步。由于有的单位同类型原始凭证较多且分散，往往根据原始凭证汇总表编制“原始凭证汇总表”，然后根据原始凭证汇总表填写会计凭证。由于会计业务量较大，一些企业将会计凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。下图展示了会计凭证相关的业务流程。

图4-1 会计凭证

很多公司都有自己设计的会计凭证，因此会计凭证的样式也很多。但无论是什么风格，以下元素都是不可或缺的：

小会计学手工记账，从第一步开始：填写记账凭证

1、会计凭证的种类。记账凭证包括记账凭证、收款凭证、付款凭证、转账凭证等。其中记账凭证适合填写各类记账凭证；托收凭证仅适用于填写与银行托收、现金托收相关的会计凭证；付款凭证与收款凭证类似，仅适用于填写与银行付款、现金付款相关的记账凭证。在一般中小企业的会计实践中，直接使用一种会计凭证就足够了。

2. 凭证号码。凭证号码的格式一般为“某字某号码”，如“记录号码001”、“接收号码005”、“转账号码019”等。

3. 附件数量。附上证书原件。原始凭证是记账的依据。判断会计人员是否做假、错账的关键在于是否有原始凭证以及原始凭证与会计凭证是否相符。填写会计凭证时，必须填写原始凭证数量。同样，装订会计凭证时，也应将原始凭证作为附件装订。

4、会计日期。记账时，必须清楚地填写会计日的日期。根据及时性原则，会计人员应当及时进行会计处理。当然，在实践中，不可能也没有必要将当天发生的经济交易记入当日账户。我们的建议是每周进行一次会计处理；如果会计业务量特别小，也可以每月进行一次会计处理。

5.摘要。摘要是表明经济业务实现情况的单词或短句。一般来说，没有特殊要求。把经济、商业的事情写清楚就够了。例如，公司提取储备金，可以写“提取现金”或“提取储备金等”。

6.会计科目。会计科目分为一级科目、二级科目等。在填写会计凭证时，一级科目按照会计准则规定的科目名称填写，二级科目和明细科目填写可根据企业特点设置账户。由于手工记账凭证中只预设了两个会计科目栏，因此填写时，一级科目应如实填写，明细科目栏可依次填写第二层及以后科目名称，或者直接填写最后一级科目。

小会计学手工记账，从第一步开始：填写记账凭证

7.金额。金额分为借方金额和贷方金额，必须从高到低填写。填写每项金额后，需要分别汇总借项和贷项金额并填写总计。总数上方的空白栏必须带有下划线。

8、管理人员签名或盖章。会计凭证的管理人员一般包括单据编制、审核、会计、会计主管等。如涉及出纳业务，则由出纳签字或盖章。

记账凭证的格式及填写方法如下图所示。从图中我们可以看出，王小才花了很多时间学习做会计。照这样下去，不出一年，小蔡肯定会脱掉会计新手的外衣。可惜小菜时髦的爸爸妈妈给小菜起了这么时髦的名字，恐怕名不副实。

图4-2 手工记账凭证

2. 凭证汇总表

一个月的会计凭证填写完毕后，必须制作一张凭证汇总表。

小会计学手工记账，从第一步开始：填写记账凭证

凭证汇总表也称为账户汇总表。用于汇总各会计科目一个月内的借方余额和贷方余额。一般按照一级账目编制。根据借贷记账法的基本原理，凭证汇总表中各会计科目的借方余额合计和贷方余额合计应相等，因此凭证汇总表还具有试算表功能。

凭证汇总表有以下两个功能：

1、作为会计凭证汇总凭证，管辖一个月的会计凭证；

2、作为登记总账的依据。

凭证汇总表的格式如下所示。凭证汇总表应每月填写一次。填写凭证汇总表时，首先需要将表头内容填写清楚。在表头编号栏中，一般填写“回1”字样，表示该凭证汇总表为当月第一个汇总表。接下来，我们需要将汇总凭证的起止日期填写清楚，一般是从某月的第一天到该月的最后一天。然后，我们需要将凭证号填入当月会计凭证的凭证号，从而表明凭证汇总表中汇总了多少张会计凭证。接下来，我们需要将当月涉及的所有会计科目填写到主表中。填写时，可以按照《企业会计准则》中指定的会计科目的顺序填写，也可以按照会计科目当月出现的顺序填写。接下来就是填写凭证汇总表的核心任务，就是依次汇总每个账户的借方金额和贷方金额，并将其填写到表格中相应的位置。所有科目的借方金额和贷方金额填完后，我们需要汇总、计算并填写在这张凭证汇总表中的总借方金额和贷方金额。如果借方总额和贷方总额相等，那么我们基本可以判断凭证汇总表的计算和填写是正确的。