基础设置是对档案管理的基本参数进行设置，明确档案管理系统的用户单位、各人员的权限、档案类型、库位、保管期限等，是档案管理系统进行档案管理的前提。开展日常业务工作。基本设置一般由单位主管人员、档案工作负责人和有关领导共同确定，并在单位引进档案管理制度时进行。

2. 文件导入

档案业务工作的第一步是档案的收集和整理，体现在档案管理系统中，就是档案导入工作。

文件导入工作，对于纸质文件来说，是指文件卷宗信息的导入，可以通过文件采集模块的文件导入来实现。如果纸质档案已经数字化，并有特定的档案内容文件，则导入工作与电子档案相同。

导入电子文件时，第一步仍然是导入文件信息。通过文件采集模块的文件导入接口下载模板，根据模板输入文件的文件信息（包括卷内的目录），然后导入到系统中形成相应的文件信息。第二步是导入文件的全文。通过文件采集中的文件导入，将素材的全文文件导入到系统中，并对应到相应的文件文件。

文件导入和文件导入后，如果发现上传的文件丢失或者信息缺失的文件，可以使用“文件收集”的文件处理模块进行补充处理。

3. 文件发布

档案公开是指档案保管期限届满，并经档案负责人认定后，可以向社会公开的档案的公开。

4、文件存储

文件存储是指将已经导入系统的文件存储到仓库中。这主要针对带有纸质载体的文件。因为现在很多地方实行纸质和电子档案双轨制，即既有电子档案，也有相应的纸质载体。因此，除了纯纸质文件外，很多电子文件也有相应的纸质部分。档案仓储针对的是纯纸质档案和电子档案的纸质部分。

文件存储操作是通过文件存储的文件存储页面来实现的。在入库清单中，勾选需要入库的文件，分配存储位置，选择需要存储的仓库和存储位置。当完成在文件系统中的存储时，相应的纸质文件必须存储在相应的仓库和位置中。

5. 档案借阅

文件发布后，单位如需查看文件，可通过文件借阅方式借用已发布的文件。档案借阅既可以借阅纸质档案，也可以借阅电子档案。档案借阅的实现主要是通过系统的“借阅管理”模块。在档案借阅全文检索中查询到要借阅的档案后，直接点击借阅申请进行借阅，也可以将其添加到借阅车中然后申请借阅。

6. 文件销毁

档案销毁是指保存期满后，经档案负责人认定需要销毁的档案进行销毁。对于文件销毁来说，首先要确定需要销毁的文件，然后进行销毁。销毁档案管理系统中的档案时，还必须对相应的纸质部分进行处理，并可派专人进行登记和销毁。

7. 文件利用

文件管理系统中的文件利用率通常是指检查文件的利用率。一般情况下，通过系统的“文件利用率”模块，可以查看单位文件的利用率。

以上介绍的是电子归档系统通常需要的一系列功能。凯灵档案管理系统在全面覆盖上述基本功能的前提下，还增加了OCR识别系统、数据可视化分析、凭证星链图等显着实用功能。与凯灵税务发票管理平台配合使用，可一步完成行业财税一体化管理，让企业管理格外省心，完全放心。

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