OA系统解决方案

系统描述

1. 前言

产品介绍

随着Internet/Intranet和Web技术的越来越受欢迎和促进,Internet/Intranet逐渐成为企业信息构建的强大工具。借助Microsoft和Unix等系统平台上的开发经验,我们成功地基于Internet/Intranet平台启动了企业级网络应用程序系统。 Office Automation应用程序软件—-办公室助理已成为一个新的开发方向。该软件采用浏览器/服务器模型,完全基于Internet/Intranet平台,旨在为企业和机构的内部管理流程形成便捷,稳定和实用的办公自动化软件。它友好的界面和严格的管理结构完全假设了组织中所有管理团队的工作。它不仅是企业和机构员工工作的出色助手,而且还是一个帮助相关领导者做出明智决定的右手人。她使最复杂,最麻烦的办公室事务自动化,基于过程和数字,从而大大提高了公司各个部门的工作效率。

Office Assistant使用纯Web技术,也就是说,无需在客户端安装特殊的代码,所有系统功能均在服务器端进行集中实现和管理,并且系统维护和升级的难度和工作量大大减少,因此与传统方法相比,在客户端上实现了零维护,从而真正实现了系统的可用性和易于维护。

系统设计允许每个模块独立存在;整个软件易于拆分,易于组装,灵活和方便;良好的系统开放性和可扩展性及其业务模块可以针对每个企业和企业特征量身定制。

1.1. 产品特点

1。可自定义:组织结构,形式格式,工作流程,访问权限,打印格式,统计等

组织结构设置了组织结构,包括部门设置,工作设置和人员设置,以及每个部门和每个职位的职能的描述。组织结构是系统管理工作和分配权限的基础。

表单自定义管理员可以根据单元的业务需求定义各种格式的表单,并将其提供给每个子系统应用程序。

流程自定义管理员可以快速定义各种工作流程,而无需编程就可以满足设备的需求。他们拥有丰富的定制项目,可以满足组织中各种工作处理的需求。过程自定义包括三个步骤:过程定义,链接定义和流方向定义:

[过程定义]:定义每个过程的名称,类别,管理员,存档方法和存档数据库,以及可以应用该过程创建新作业的人。

[链接的定义]:定义该过程中每个处理链接的名称,处理方法,处理人员,处理授权,提示和冲动。可以选择处理方法:编辑类型批准类型发行类型;处理器:您可以选择特定的职位或人员,也可以将其设置为以前的链接指定或由文档中某个字段指定,并提供辅助选项,例如“仅需要一个处理人员”或“所有处理程序都需要一起处理”。处理权限包括:允许编辑文档允许意见查看意见摘要允许跟进随后的处理过程等,并且可以使用控制变量来控制每个链接中可以看到或编辑的主要部分;可以设置提示:新工作到达时的电子邮件提示和处理期,以及逾期的冲动等。

[流方向定义]:定义过程中每个链接的流动方向,并定义函数,例如DC,分支,条件分支,共组织,周期和进入新过程,以满足各种类型的过程处理的需求。

免费过程:系统还提供了免费的流程应用程序模型。实际上,某些工作不能使用标准化的流程进行操作。目前,这种类型的工作可以定义为自由过程,而无需定义流动方向。这样,工作可以在各种链接之间自由流动,并且操作员根据特定情况决定了下一个流动方向。

字典库设置并维护常用的办公术语,流数,打印格式等。

系统初始化提供了诸如创建系统数据库,更新版本信息,还原系统默认权限,设置Domino服务器文档,删除用户自定义信息以及删除用户登录信息之类的功能。

2。计划:可以根据单位的特定情况来计划工作流和文档管理系统。

根据需要设置工作流程流程自定义功能,该过程可以轻松定义工作流程,例如文档发行处理,文档收集处理,请求说明以及组织中的各种批准和批准。该过程定制后,可以重复应用于日常办公室工作。每个过程都可以设置一个经理,以促进在流程中对所有文档进行实时监控,以便各个级别的主管可以迅速掌握其管理下的工作进度。

层次结构文件管理模式文件在系统中以四个级别组织:文件库折叠文件- 文件。可以根据需要设置文件库,并且还可以根据需要将文件夹设置为多个级别。

文件格式自定义文件管理系统中的文件格式表单可以灵活地自定义,并且可以将任何类型的文档,例如文本,Office文档,扫描文档和声音映像存储在文件中。

3.可管理:根据组织结构管理整个组织的工作和权威。

调整组织中的部门,职位或人员时,可以同步更新系统中每个模块中的相应权限,以确保数据的安全性和完整性。

4。B/S+C/S:使用组件技术和Web技术同时提供B/S和C/S应用模式

用户可以根据需要选择适当的应用程序模式,也可以在混合应用程序中使用两种模式。特别是,Heqiang IOA在B/S模式下具有良好的操作速度,并且可以根据Internet安全,快速运行,从而极大地促进了分布式办公室和移动办公室。

5。在此问题中找到某人:为领导者和办公室工作人员提供一个集中式工作的窗口

Heqiang IOA将在两个窗口中集中协作办公室:[待办事项]和[on on-Do Work],在此处对各种任务进行分类,并根据时间和优先级进行安排。每个人都可以在这里轻松处理各种任务。

6。可扩展:开放式体系结构,标准化界面,并配备了二级开发手册

Heqiang IOA采用开放式体系结构,每个模块都独立实施并具有标准接口,为将来的系统升级和扩展奠定了良好的基础。同时,客户还可以根据二级开发手册以及该系统内置的二级开发援助工具,开发新的功能模块或与其他系统互连进行二级开发。

iii。应用效果

实现远程办公室和移动办公室,无论您在国外还是在中国,无论您在机场,酒店还是在家中,都可以随时处理工作事务……您可以随时随地专门工作,方便,迅速地掌握组织内的工作进度和地位,并及时处理工作问题。

实现知识管理,以便积累杰出员工的思想,经验和技术,并将其转变为组织中的共同资源。通过HEQIANG IOA,员工的工作经验和技术技能将不断积累,并将成为组织中强大的共享资源。通过知识资源的授权,将加速创新并提高效率,并避免人员流动引起的脱节和延迟工作。

通过自动化工作流程,可以通过Heqiang IOA实现高效且快速的办公室工作,以使部门和级别之间的水平和垂直工作流程自动化,这将大大提高办公效率并确保快速,准确地处理工作。这在具有相对分散的办公空间的单元中尤其明显。

有效地监督员工的工作状况,实现工作任务的实时监督和紧迫性,及时有效地监控各个部门和人员的工作进度;实时全面控制各个部门的工作状况,及时发现问题并及时解决问题,从而减少错误并防止效率低下的办公室工作。该系统将记录每项工作的完整处理状态信息。

澄清工作职位和工作职责,增强人员的责任感,减少引用和争吵的现象等,清楚地授予每个职位的权威和责任。没有人能够处理他的权威之外的工作,以便他们各自的责任是明确的,并且可以亲自实施,并且有调查的基础;防止工作中不清楚的权力和相互争吵。解决在多个职位和部门的协作工作问题,以实现有效的协作办公室工作。

它促进了各级领导者和员工之间有效的沟通,并使管理人员能够在各级与员工保持有效,快速的工作以及信息沟通,并消除了信息不良的束缚,以期传达企业的发展。

1.2. 系统功能

1。内部通信平台

电子邮件使用电子邮件与组织的内部人员进行通信,并可以创建,发送,接收,阅读,回复电子邮件等。

在线SMS可以立即感知用户是否在线,并且可以使用在线SMS功能实时通信和留言。

2。信息发布平台

电子公告可以发布各种公共信息,例如公告,通知或通知。每个部门还可以建立自己的公告系统。

电子论坛为用户提供信息交流,意识形态交流和问题讨论的空间。他们可以根据他们的需求在某些方面发起和创建主题,其他人可以在此处自由讨论和讲话,包括咨询,回答和收集意见。

电子出版物由单元内的出版物在线收集,编辑和发布。期刊编辑将过滤,将相关信息收集到期刊上,并在线发布。所有用户都可以参与提交并查看各种已发表的出版物。

3。每日办公室

在线处理单元中的各种批准在线批准,例如:工作请求,工作报告,工作分配,部门之间的工作联系,商务旅行申请,采购申请,报销,报销,请假请求等,可以在线处理和批准。

官方文档处理实现了对文档收集和文档发行处理的电子处理,并提高了官方文档处理的效率。可以在注册,计划,批准,流通,承诺和转让文件中处理文件的收集。发行处理可以处理官方文件发行中的起草,审查,起草,发行,编号,注册,打印和其他链接。

工作监控领导者可以实时监视每项工作的进度,了解每个人的每个工作的处理,并敦促他们这样做。

4。文件管理文件管理文件是信息和知识的载体。文件管理的目的是有效地组织和控制文件的存储,阅读和搜索;并提供快速搜索工具。

文件库设置可以根据设备的实际业务需求设置文件库数。还可以根据需要设置文件库中文件夹的数量和级别,从而实现文件的层次管理。

访问权限为文件库,文件夹和文件提供多个访问权限控制,以确保文件访问和操作的安全性。

5。会议管理

它提供了整个会议过程的管理,其中包括两个部分:会议计划和会议记录。会议计划包括:计划制定,计划批准,通知和会议安排查询。会议记录包括:起草,审查,批准和分钟文档管理和查询。

6。组织管理

组织结构设置组织结构和人员,包括部门设置,工作设置和人员设置,以及对每个部门和每个职位的职能的描述。

授权部根据部门职能,工作职责和工作需求授予所有人员许可,并确定满足其职位要求的使用权限。

7。系统管理

管理和维护功能和模块,例如组织结构,形式格式,工作流程,数据字典,打印格式,统计定义等。

8。辅助办公室(增强版本)

项目管理提供功能,例如办公室供应信息注册和分类维护,项目清单和应收信息查询,项目应用程序和批准,项目分配和损害报告。

车辆管理提供功能,例如车辆数据注册,车辆状态的实时在线查询,车辆申请,车辆使用批准,车辆和驾驶员调度。

资源管理提供了诸如分类和注册,使用状态查询,资源约会应用程序,批准和调度单位中各种共享资源的功能,从而实现在线资源管理并改善资源利用率。

领导活动安排提供功能,例如计划和批准领导活动,时间表的调查等。

名片管理提供功能,例如注册,管理和共享名片信息,并可以自由设置私人名片和共享名片。

时间表提供了各种时间表信息(飞行时间表,火车时间表和其他类型的时间表)发布和查询功能。

信息收集和编辑提供信息收集和组织,信息出版物编辑,发布和审查功能。

1.3 功能实现

1.登录OA系统

当用户链接到此OA网站时,将首先要求他输入“用户名”和登录“密码”(登录主页上的页面上的页面可能会有所不同。

用户输入“用户名”并登录“密码”后,按“登录”按钮(或输入键),系统将检查输入的“用户名”和登录“密码”是否正确。如果输入正确,它将输入系统的主要接口(个人桌面)。

2. 系统管理

组织结构,员工和职位是办公室助理的基本信息组成部分。每个组织都设置了相应的职位,每个职位都可以具有不同的运营权限。通过建立员工与相应职位之间的对应关系,可以实现员工运营权力的统一管理。

系统管理为OA系统的正常操作提供了管理功能。系统管理还包括批准过程的设置。在日常办公室事务中,员工必须提交各种申请,并得到相关领导者的批准,他们必须注册和处理相关业务。办公室助理充分利用了计算机网络的优势。用户可以提前设置各种申请批准流程,并自动提示批准人员处理员工的申请系统;同时,它们为相关业务提供了注册功能,从而大大提高了组织内部的办公效率。

2.1. 机构配置管理

您可以通过组织配置提供的一系列功能以及单位的实际情况来完成以下设置:单位组织系统的组成,人员结构,职位建立和职位分配。整个组织配置管理功能模块的主要功能是介绍了TreeView的概念。通过方便的树结构导航图,您可以更轻松,直观地管理单位的部门系统,人员结构以及位置建立和分配。

组织配置管理过程:

1。建立内部组织系统并设立相应的部门。

2。设置每个部门的相应职位,并指定该职位的相应运营权限;用户可以在此处指定一个位置,该职位具有系统管理权限,用于系统的日常维护和管理。

3。输入每个部门的相应员工信息,您可以在此处上传员工照片。

4。将相应职位分配给员工。

5。指定每个部门的部门负责人。

通过某些设置后,您可以使用现有员工登录系统。

3.1.1 部门机构设置

通过公司架构设置,您可以设置公司部门的所有级别,以组成公司的部门结构系统;

上级部门:它自动由系统带出。如果您在某个节点下添加新部门,则域的内容将自动显示为节点的名称。只有当您在组织节点或部门节点上时,才能添加一个新的部门;

部门名称:用户自定义输入,表明将添加部门的显示名称。此条目是必要的;

部门主管:用户单击[选择]按钮,然后在人员选择窗口中选择现有人员(服务人员);如果选择为空,则意味着部门尚未建立主管,并且在修改部门信息时可以设置或更改;

注意:用于填写有关该部门辅助的一些解释;

[OK],[放弃]:功能操作区域,按[OK]保存当前输入的部门信息,然后按[抛弃]取消当前的新操作。

3.1.2 部门职位设置

每个部门应具有相应的位置。这里的位置主要是指用户自己设置位置名称,然后从系统的所有功能模块中选择一个或多个模块以分配此位置。然后,一旦有了这个位置,就可以使用该位置中包含的系统功能模块。

本节的初始状态显示“基本使用权限”和“管理权限设置”。 “基本使用权限”包括每个员工拥有的运营权限。 “管理权限设置”是管理员在特定位置中扮演的相应角色的相应权限设置。

3.1.3 人员设置

通过设置人员结构,您可以在各个部门下添加,修改和删除公司的人员信息,以便更方便地维护公司的基本人员信息;

(1)新人员:

(3)删除人员:

(4)人员转移/分配:

2.2.审批流程设置

通常在企业或机构中有许多事项需要相关职能部门或领导者的审查和批准。例如员工休假和加班,使用和维护齿轮;官方招待会,会议室安排和办公用品收集等。这些事项通常需要提前申请,并将其提交给部门和主管,并在某些批准机构中根据某些批准程序获得批准,然后才能最终实施。

通常,对于企业或机构中的每个特定办公室事务都有相应的批准程序。例如,雇员的休假申请通常是他们首次提交休假申请并将其提交给他们已被批准的部门主管。员工只能在批准后申请休假。雇员的请假请求应由其上级批准。

分析此批准过程,有三个批准点,即:团体负责人批准,部长批准和总经理批准。雇员的假被提交小组负责人批准,而小组负责人将直接提交给部门董事批准。同样,总经理将直接批准休假。

根据上面的示例,我们可以指定休假申请过程。假定未指定的流向所有人都同意离开申请,如图1:

图1:休假批准过程1

从上图,我们可以看到批准过程中有三个批准点,每个批准点都有一个休假申请门户和相应的批准当局。在批准点的授权范围内申请休假,您可以直接终止批准,否则将继续将其移交给新的级别以供批准。这是最简单的批准过程。

在此系统中,上述交易的批准过程是一般的。因此,我们规定:根据特定的办公室事务对其进行分类,例如:休假,加班,单位车辆使用,维护,官方接收,官方接待,会议室安排,办公用品收集,办公用品采购等。每个办公室业务类别都可以具有多个批准流程,每个过程都有多个批准点,每个批准的申请,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准,批准当局。此外,每个批准点的批准职位可以对应于多个,因此为每个批准点设计了两个选项。第一个选择确定多人是否可以批准所有批准,或者在批准后是否可以批准他们之一。第二个选项确定,在多个批准者中,只能由与申请人或所有批准者同一部门的批准者批准。

如果我们在此批准过程中添加一些内容,则批准点的批准机构应根据所申请的职位规定不同的授权。例如,部长的批准点具有不同的批准机构,以申请不同职位的假期。此过程如图2所示。

与上述批准过程相比,此过程增加了三个批准点。由于部长的批准当局分为两种类型,因此需要添加此级别的批准点之一,以满足不同批准当局的要求。但是,取消了员工申请到批准点的原始入口,这表明批准点仅在集团领导人批准后接受休假申请供批准。同样,尽管总经理的批准机构没有更改,但由于应用程序门户网站的变化而添加了一个。

办公室事务的处理过程通常是:首先提交申请,然后根据批准程序批准该申请,然后批准申请并完成处理后,注册。从这个处理过程中,我们可以看到批准过程是整个办公室业务运营的基础。因此,在启用办公室业务之前,必须提前设置各种办公室业务的批准过程。

图2:休假批准流2

3. 信息中心

信息中心是一个公共平台,用于通过计算机网络在员工和部门之间共享信息。在这里,员工可以查看组织中的最新新闻,各种规则和法规等,并使用通用链接及时访问他们关注的网站;使用BBS功能,他们可以随时表达相关意见或讨论某个问题。

目前,信息中心包括:信息发布,常用链接和BBS,飞机航班和邮政编码管理。

3.1. 信息栏目管理

信息列管理使用户可以根据其单元的实际情况来设置相应的信息发布列。同时,他们可以指定每个信息列的相应信息发布权限以及信息审查和修改(删除)权限,例如设置:新闻,公告,事件,组织结构简介,规则和法规,规则和其他列,产品介绍和其他列以及不同的信息释放管理者以及可以将这些列的人员分配给这些列。

在这里,用户可以将特定列指定为系统默认列。当员工查询信息时,他们将首先查看系统默认列的信息。

单击列修改列的相关信息。

l添加和删除列

在上一个接口中,单击特定列的当前无线电框后,您可以添加并删除特定的列或子列。您可以选择是否是特定列的系统默认列,并在同一级别指定列的显示顺序。接口如下:

l信息列发布并修改权限设置

3.2. 信息发布管理

信息发布管理是一个有权发布指定列的人,可以在指定的列中发布信息。如果当前操作员想在没有发布权限的列中发布信息,则系统将提供相应的提示消息;如果当前操作员对指定列具有修改和删除权限,则用户可以修改或删除该列下的信息。

OA系统解决方案

在发布信息时,您可以上传相关的图片信息或附件信息。

3.3. 信息中心

本节在系统的默认列下显示信息。如果系统未设置默认列,则将显示主页上下一个列的最新消息(按日期)的前几条消息。

单击“输入特定列旁边”。 ’或更多。 ’链接,您可以直接输入并在此列下显示信息。

3.4.常用链接管理

常用的链接为员工提供了快速登录常用网站的功能。在这里,管理员可以设置一些与公司业务相关的常用Internet/Intranet网站,并且可以轻松访问员工。

输入常用链接管理的主页后,您可以添加,删除,修改现有链接并直接输入链接地址。

3.5. 常用链接

常用的链接为员工提供了快速登录常用网站的功能。在这里,员工可以轻松地访问与公司业务相关的Internet/Intranet网站,并且常用。

员工可以通过单击其个人桌面上的相应链接名称直接访问相关页面(网络和Internet链接必须是正常的)。

3.6. BBS栏目管理

该模块具有权限限制,指定的公司BBS管理员维护公司BBS列和内容。在这里,管理员可以设置多个BBS列,以将不同的员工分配给每列,同时管理(删除)每列中的内容;在管理匿名用户的管理中,可以设置和管理匿名用户的出版权。

添加列:

修改列:

搜索主题:

删除主题:

该列的本质被管理:

搜索匿名用户:

删除匿名用户:

禁止匿名用户说话:

允许匿名用户讲话:

浏览匿名用户信息:

将e_mail发送给匿名用户:

浏览匿名用户的个人主页:

3.7.BBS

该模块实现了员工发布BBS的功能。根据“ BBS列管理”中“用户维护”的管理,不同员工显示的BBS列不同。员工可以输入相应的专栏来表达他们的意见和意见。

3.8. 飞机航班管理

使用此功能提供额外的,删除和修改飞机飞行信息(航空公司,飞机型号,货币,飞机飞行)和其他维护。

3.9. 飞机航班查询

使用此功能查询飞机的飞行信息。

3.10. 邮编区号管理

使用此功能在每个地方添加,删除和修改邮政编码和长距离区域代码。

3.11. 邮编区号查询

使用此功能在各个地方查询邮政编码区域代码信息。

4. 人事机构

人事组织管理组织中的人员信息,包括维护基本人事信息,人事转移和分配,人员信息,简历信息,人事状态查询和显示等等,等等。

4.1.人事基本信息管理

人员信息维护主要包括添加人员,修改人员信息,人员简历信息等。

4.2.人事调动和分配

人员转移和分配可以将人员从一个部门转移到另一个部门,并分配职位,或者允许一个人拥有多个职位,包括各个部门的多个职位。

4.3. 离职人员管理

使用此功能查看辞职人员的信息并恢复雇员。

4.4. 部门人事信息查询

单位部门负责人可以通过“部门人员信息查询”查看部门员工的基本信息。

4.5. 全体人事信息查询

高级人员和授权人员可以通过“所有人员信息查询”查看整个部门员工的基本信息。

4.6. 显示当前操作员的个人信息

显示当前操作员的个人详细信息。

4.7. 显示系统当前在线人员情况

显示“当前有XX用户在线”,可以在系统中显示当前的在线人员状态。

5. 考勤管理

出勤管理包括自动登录,签名,休假,申请,取消批准,加班申请,加班批准,出勤统计数据,出勤统计量调查,员工出勤信息查询,单位出勤信息询问等。在其中,批准休假请求表和批准的加班申请表和办公室事务完成。

员工使用

5.1. 请假/销假

来填写,删除,修改休假表格并查看个人休假信息。对于现有的休假请求,请填写实际休假时间,即取消休假时间。

l删除(修改)离开申请

如果未批准休假请求表或未同意批准情况,则在记录之前选择复选框后,单击[DELETE]以删除休假请求记录。单击[修改]以修改休假请求信息。修改了不同意批准的休假请求后,您可以重新申请。

l增加休假申请

单击“休假应用程序接口”上的[添加]后,以下接口弹出,您可以填写休假应用程序。

注意:休假申请的申请已由该机构的人员在批准注册模块中完成。

l假货

雇员休假完成后,他或她需要填补取消休假的实际休假时间。 (注意:之后填写休假请求表,系统将自动完成默认和默认值的批准)

010-1011S批准非限定休假的批准是验证和处理员工填写的实际休假请求。

l查询休假订单信息。

l假批准

员工使用

5.2. 销假核准

来填写,删除,修改加班应用程序并查看个人加班申请信息。对于发生的加班时间,填写实际加班时间,将进行加班确认。

l删除(修改)加班申请

l增加加班申请

注意:加班申请申请批准已由该机构的人员完成。

l加班确认

5.3. 加班/确认

加班批准是验证和处理员工的实际加班状况。

l查询加班申请表格信息

l加班批准

5.4. 加班核准

个月的出勤数据统计数据用于查询指定部门指定月份的出勤统计信息。

l生成指定年度和月份的出勤统计

5.5. 生成考勤统计

此功能用于在每个组织的指定出勤月内查询和显示员工出勤统计。

l您可以检查出勤信息,例如该部门所有部门指定的出勤,缺席,登录,登录,加班,休假和其他出勤信息。

l单击以检查指定部门所有人员的出勤信息,以便出席,缺席,入住,登录,登录,加班,休假等指定月份

5.6. 考勤统计查询

个人出勤信息查询用于查询和显示

示当前操作员指定月份的考勤明细信息。

5.8. 全部考勤信息查询

使用本功能查询显示所全单位所有部门员工指定月份的考勤明细信息。

5.9. 考勤参数维护

使用本功能设置本单位的考勤参数,如考勤起始时间、上班时间、下班时间等。

考勤月起计标志可以是‘从上月开始计算’或‘从本月开始计算’。

5.10. 休息日设置

使用本功能设置当年、当月或下月的休息日。

6. 工作计划

工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划,同时将这些计划分解到具体的执行人员;并可以随时检查计划的执行情况。员工根据分配到的工作计划,可以定期上传相应的工作报告,填写工作日志,同时可以上传相应的附件。

工作计划管理的处理流程时:首先设置、建立相应的计划类别和报告类别;然后即可制订相应的工作计划并进行计划的分解、指定相应的执行负责人;执行负责人填写相应的工作报告和工作日志;计划的制订人员(发布人)可随时检查计划的执行情况,对员工完成的任务进行检查,考评和管理;当员工执行完某个工作计划时,可提出完成申请,由计划的发布人负责核准。

6.1. 计划类别管理

计划类别管理是根据组织中的实际情况,由用户自己定义计划的分类,如:销售计划、生产计划、部门工作计划、项目计划、等等,方便计划的执行、检查、监督和控制。

在计划类别管理页面,可进行新增、修改、删除计划类别处理。

6.2. 报告类别管理

报告类别管理可以使员工或计划负责人更加明确需要提交的工作报告或工作总结。在这里,可以设置如:销售情况报告、生产情况报告、经营情况报告、周工作报告、考评报告、等等。

在报告类别管理页面,可进行新增、修改、删除报告类别处理。

6.3.工作计划管理

通过工作计划管理,计划的制订人(发布人)可以制订相应的组织机构计划、部门计划、项目计划等,同时将这些计划进行分解、落实到具体的员工(计划执行的负责人)。发布人具有对计划进行分解、考评、核准计划完成情况、终止计划执行的权限。员工可以针对落实到自己的计划,分解制订自己得计工作计划。

在计划执行过程中,计划的相关人员可以随时提交有关的计划执行报告、总结报告或考评报告等,同时也可以上传相应当的附件文件;工作计划执行完时,计划负责人可以提交计划完成申请,再由计划的发布人进行审核确认。

在工作计划管理中,管理人员可以随时掌握计划的执行进度情况,便于及时进行相关的调整和修订。

7.3.1. 新增及编辑工作计划

在工作计划管理主页面中,点击[增加]转‘编辑计划信息’页面可增加新的计划。

7.3.2. 查看工作计划完成情况

在工作计划管理主页面中,点击某一‘计划全称’时,可显示该计划的当前执行完成情况。

7.3.3. 查看计划已发生的费用

本系统中,如果在报销管理中指定了相关的计划,则可在这里查看指定计划下已经发生的费用情况。

在工作计划管理主页面中,点击某一计划的‘费用’时,可显示该计划已发生(已报销)的费用情况

7.3.4. 计划的分解

在工作计划管理主页面中,点击列表中某一计划的‘分解’链接时,可显示、增加、修改、删除该计划下的子计划信息。

7.3.5. 填写工作报告

在计划的列表显示页面,点击列表中某一计划的‘报告’链接时,可显示、增加、修改、删除该计划所对应的报告信息。

6.4. 填写工作日志

员工使用本功能填写每天的工作日志,员工在填写日志时,可将当天的工填写一份工作日志,也可以分时间段填写多个日志明细,同时可以上传一些相关的附件文件。

员工可随时查询已经填写过的工作日志。

6.5.全体日志查询

管理人员使用本功能,可随时查询指定部门员工的工作日志情况,及时了解员工每天的工作情况。

6.6. 全部计划查询

使用本功能可查询指定计划的相关信息及其分解的子计划信息。

6.7. 日志参数设置

管理人员使用本功能设置员工可修改日志的日期范围。

7. 公文流转

公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言,在很大程度上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文拟制、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。

公文流转中,用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限,在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑,可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。

7.1. 发文拟制

发文拟制是具有公文拟制权限的员工使用本功能新增公文,录入、编辑公文属性,根据公文模版建立并在线编辑公文正文,上传公文附件,定制公文流转工作流。

输入公文相关属性信息

编辑(新增)公文正文

定制工作流程

7.2. 收文登记

收文登记用于外部来文的签收、登记处理,包括:新增公文、录入、编辑公文信息、导入外部文件作为公文正文,上传公文附件,定制公文流转工作流。

7.3. 公文办理

公文办理是指公文在流转过程中,需要有关人员对公文进行相应的处理工作,包括:发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办等处理。

7.4. 公文催办

此模块应具有使用权限的人员使用。使用本功能查看所有未办理完成的公文情况及其办理情况,对未办理的工作点的等相关人员以邮件或消息的方式发送催办信息。

7.5. 公文跳转

此模块应具有使用权限的人员使用。使用本功能可以强制改变所有未办理完成的公文流转。

7.6. 归档销毁

此模块对已经完成办理的公文按归档目录归档,已归档的公文可以改变归档目录;可以销毁已经归档的公文。

此模块应具有使用权限的人员使用。

7.7. 公文查询

使用此功能,可以通过设置相应的查询条件,查询显示公文信息。

7.8. 参数设置

公文参数设置是用户结合本单位的实际情况,为使公文管理功能正常进行需要对公文管理的有关参数进行预先设置以及进行日常维护工作。参数设置包括:密级权限设置、公文模板设置、公文流程模板设置、公文类别设置、公文办理定义、公文日志管理。

参数设置功能应由具有管理权限的人员使用。

8.8.1 密级权限设置

使用此功能设置公文的密级和公文查阅权限。

8.8.2 公文模板设置

使用本功能定义本单位常用公文的正文格式模板。在新建公文时,可以在这些模板的基础上生成相应的公文正文。

8.8.3 公文流程模板设置

使用本功能,针对本单位的常用公文流转处理程序,建立工作流程模版,工作点、工作流及其属性。

8.8.4 公文类别设置

使用本功能设置公文类别及其销毁归档权限。

8.8.5 公文办理定义

此模块是具有管理权限人员使用,用于定义办理工作,指定该类处理的工作要求,包括公文信息编辑范围,该类别是多人办理还是一人办理,具有的流转权限等等。

8.8.6 公文日志管理

管理人员可以使用本功能查看、删除公文正文修改日志的信息。

8. 会议管理

会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理,同时可以查询显示会议室的相关信息。可以向与会人员发送会议通知。

8.1. 会议室管理

使用本功能对单位内的各个会议室进行统一管理和维护。

8.2. 会议室查询

会议室查询功能主要是查看单位内各个会议室的预定和登记情况。

8.3. 会议登记

使用本功能对单位内召开的会议进行相应的登记注册。

8.4. 查询、发送、打印会议通知

使用本功能对单位内召开的会议发送相应的会议通知可以对同一个会议发送多次会议通知,同时可以查看会议信息和每次发送的会议通知情况,可以打印指定的会议通知

8.5. 会议纪要管理

使用本功能对单位内召开的会议增加或修改会议纪要内容

8.6. 查询会议信息

使用本功能查询显示已登记的会议及其相关信息,如会议纪要,发过的会议通知等

9. 办公事务审批登记

办公事务审批登记为相关管理人员对员工提出的办公申请进行审批和登记处理。

9.1. 办公事务审批

员工通过在个人桌面上的工人工具中使用‘办公申请’功能提交相关的办公事务申请。

员工提交办公事务申请后,由相关的管理人员根据预先定义的审批流程使用本功能对员工申请进行相应的审批处理。审批人员只负责审批审批流程中与自己相关的申请单据。

目前可以在办公事务审批中进行的审批包括:请假申请、用款申请、报销申请、加班申请、用车申请、会议室申请、办公用品领用申请、办公用品采购申请、公务接待申请、车辆维修申请以及用户自定义的其它申请,所有这些申请都集中在一起进行审批。

9.2. 办公事务登记

用车、车辆维修、公务接待、会议室安排、办公用品领用等事项申请审批同意并处理后,需进行相应类别的登记。进入办公事务登记可在“审批登记”菜单中点击“事务登记”。显示办公事务登记列表。

办公事务登记模块包括对日常办公事务的申请自动登记和非申请的手工登记两部分。申请的自动登记指,审批同意的各类办公申请。手工登记指,没有提过申请,但需要登记的各类办公事务。

9.3. 办公事务打印

本系统为部分办公事务提供了相应的打印功能,目前可打印如下单据报表:车辆维修登记表、接待住宿登记表、接待用餐登记表、领(购)物费用登记表。

9.4. 办公事务申请类别维护

系统管理人员可以根据本单位的实际情况,在此自定义有关的申请类别,然后即可在‘审批流程设置’模块中定义行应的审批流程。

10. 车辆管理

车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理,包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等,用车申请和维修申请在个人事务中进行,在审批登记模块中完成相应的审批登记处理。

车辆管理功能包括:车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查询。

10.1. 车辆信息登记

车辆管理人员使用本功能对组织中的所有车辆进行统一管理和维护。

10.2. 车辆油耗登记

车辆管理人员使用本功能对各个车辆在指定时期内的油耗情况进行登记处理。

10.3. 车辆里程补贴查询

车辆管理人员使用本功能查询各个车辆在指定时期内的车辆里程补贴情况。

10.4. 车辆维修情况查询

车辆管理人员使用本功能查询各个车辆的维修情况。

10.5. 用车情况查询

车辆管理人员使用本功能查询车辆使用(登记)情况。

11. 办公用品管理

办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能,办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。

办公用品功能包括:用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。

11.1. 办公用品维护

办公用品管理人员使用本功能建立和维护办公用品目录,同时可以使用本功能查询指定办公用品的采购入库数、已领用数、当前库存数。

有分类查询,增加,删除,修改

11.2. 办公用品采购

办公用品管理人员使用本功能进行办公用品的采购登记入库处理。

在新增办公用品登记的时候,可一次同时登记多个品种。

OA系统解决方案

采购申请单查询:

按审批状态查询:

按审批状态和申请时间查询:

查看申请单的详细信息:

增加采购的商品:

采购商品删除:

采购商品的修改:

11.3. 办公用品统计

此功能模块是对办公用品进行分类统计查询操作

11.4. 库存报警查询

此功能模块是对办公用品库存提出报警查询

11.5. 办公用品类别维护

使用本功能对常用的办公用品类别进行统一管理和维护。

可增加,删除,修改;

12. 资料管理

资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用,库存管理等功能。其中包括:员工借阅申请及申请回复,借阅登记,归还登记,资料统计,缺库登记和查询,资料信息维护,资料字典维护等。

12.1. 资料信息维护

资料采购完成后,应及时由单位的指定人员进行资料信息入库登记。可查询、新增、删除资料。

12.2. 借阅申请

用户可新增、删除资料借阅申请或按类别查询申请。

12.3. 借阅回复

具有申请回复权限的用户可对已申请借阅的用户进行回复。

12.4. 借阅登记

具有借阅登记管理权限的人员登记所有员工资料借阅情况。

只有员工的资料管理借阅申请经回复批准后才可以借阅相应的资料,因此需及时地登记员工的借阅信息。

12.5. 归还登记

具有归还登记管理权限的人员登记所有员工资料归还情况。

员工使用资料结束进行资料归还时,应及时进行资料的归还登记。

12.6. 缺库登记

员工在资料列表中没有看到所需资料时,可以使用缺库登记功能,向资料管理员提出申请,资料管理员可以根据系统的资料缺库情况进行统一的资料采购。

12.7. 缺库查询

资料管理人员使用本功能查询资料缺库情况,及时根据资料缺库情况进行资料的采购。

12.8. 资料统计

13. 文档管理

文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理,使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。

在文档管理中,管理员可对文档进行分类,对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。

13.1. 文档类别管理

一个文档类别类似于一个一个文件夹,您可以根据实际需要将不同的文档资料放入相应的文件夹中。

用户可新增、删除文档分类或下一级分类;分类注释;新增、删除文档;文档发布、查询权限设置。

13.2. 文档发布

用户可按文档发布分类、文档编号、标题、摘要、备注、保存期限、增加文档附件进行文档发布。

员工只能在具有发布权的分类中发布相应的文档信息。每个文档都可以同时上传附件文件。

13.3. 文档查询

具有文档查询权限的用户可按文档分类、文档标题进行查询,同时可以查询文档所带的附件信息。

14. 用款管理

用款管理是利用计算机网络,及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程,提高员工用款过程的工作效率。

14.1. 用款申请

员工办事需要用款时,首先向有关主管提出用款申请。批准后再办理相关的用款手续。该功能实现当前用户用款申请信息,用户可新增或删除某用款申请,可按申请日期或审批状态查询。。

14.2. 用款审批

用款审批是对员工提出的用款申请进行审批处理,审批者的审批权限是在‘审批流程设置’模块中预先定义的。显示需要当前用户审批的员工用款申请。可按审批职位、申请日期或审批状态查询显示相关用款信息。

14.3. 用款登记

员工提出的用款经过审批同意后,财务管理部门通过本功能进行用款登记,查询已登记和未登记的员工实际用款情况。

14.4. 用款归还登记

员工借款后要尽早归还,财务人员使用本功能进行员工借款的归还登记处理,查询员工用款的实际归还情况。

14.5. 个人用款查询

本功能用于查询、显示员工本人的用款明细。

14.6. 全部用款查询

本功能用于查询、显示各部门的员工用款情况。可按部门、用款申请日期或审批标志查询、显示员工用款情况。

14.7. 用款统计

使用本功能可按部门或用款类别显示指定时间的用款统计信息。

15. 报销管理

报销管理主要是实现费用报销运作的全过程,其中包括:填写报销单据、审批报销单据、报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计查询。

15.1. 填写报销单据

员工使用此功能登记要报销的单据,经过有关领导审批核准后即可带上要报销的单据直接到财务部门领取报销款。

15.2. 审批报销单据

报销单据审批是对员工填写的报销单据进行审批处理,审批者的审批权限是在‘审批流程设置’模块中预先定义的。显示需要当前用户审批的员工报销单据。可按审批职位、申请日期或审批状态查询显示相关用款信息。

15.3. 报销领款登记

财务人员在审核完员工的实际报销单据且办理完员工领款后,使用本功能完成领款登记。

15.4. 个人报销查询

员工使用本功能查询显示本人的报销单据信息。

15.5. 全部报销查询

使用本功能可查询显示所有部门员工的报销单据信息。可按部门、填报日期或审批状态查询显示信息。

15.6. 报销统计

使用本功能可按部门、报销类别或计划显示指定时间的报销费用统计信息。

16. 客户资源管理

客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中,提供一套方便有力的管理工具,它可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务,通过有效地进行客户资源管理,使企业的产品和服务更加满足客户的实际需要,从而给企业带来更加丰厚的效益。

客户资源管理功能包括:销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。

16.1. 销售人员管理

销售人员管理用来添加、维护系统内的销售人员、同时设置销售人员的管理级别(分为高级管理人员和一般管理人员,高级管理人员可以进行管理级别控制的操作,可以看到所有的客户信息,一般管理人员只能看到自己被赋予权限的客户信息。

16.2. 客户信息管理

本功能对于一般销售人员只包括可以录入客户基本信息;默认客户主管为录入人员;

普通管理人员可以修改自己为客户主管的客户信息;高级管理人员可以修改任何客户的有关信息;填写时要填写建立客户档案日期。

16.3. 客户联系记录

使用本功能查询或修改客户的联系记录信息

16.4. 订单情况

使用本功能查询或修改客户的订单(销售执行)记录信息

16.5. 销售情况

使用本功能查询或修改产品的销售记录信息

16.6. 客户联系人

使用本功能查询或修改客户联系人信息

16.7. 产品信息维护

这里的产品是只能够为客户提供的相关产品或服务。使用本功能对产品或服务进行设置及维护处理。

显示已定义的能够为客户提供的所有产品及服务。

点击[删除]按钮可删除已被选中的产品。

点击列表中某一产品名称,可修改该产品的描述信息。

点击[增加]按钮进入新增产品及服务页面,可增加新的产品或服务。

输入产品或服务的名称、描述及说明、发布的时间、产品的报价,选择该产品是否有效。在客户管理中,只能选择当前‘有效’的产品或服务。

可为当前产品或服务增加多个附件说明文件,如产品介绍、合同样本、产品报价单等。

17. 个人桌面

个人桌面是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里,员工可以及时了解需要办理的各项事务,进行自己的工作日程安排,管理个人名片夹,收发电子邮件,同时可以进行自己的日常财务管理,修改个人的登录口令。

17.1. 员工代办事宜

员工代办事宜是将所有与当前员工有关的待办事务以列表的形式显示并统计出来,以便员工更方便的办公。员工通过这里可以快速进入相关模块,及时处理相关事宜。

在此界面中,员工可点击显示的类别标题跳转到相关事宜的具体处理页面。例如:当您点击类别标题为“该您办理的公文”后,界面将跳转到“公文办理”页面。

17.2. 个人办公申请

员工使用本功能提交日常办公事务的申请,目前使用本功能可提交以下申请:用款申请、报销申请、用车申请、会议室申请、公务接待申请、车辆维修申请、办公用品领用申请以及用户自定义的申请。

本模块是对个人办公事务(用款申请、报销申请、用车申请、会议室申请、公务接待申请、车辆维修申请、办公用品领用申请以及用户自定义的申请)的相关申请单的管理,在此,您可以对您即将要办的事宜的相关申请单进行填写,对未审批的申请单进行删除、修改等操作。此外,您还可以按照不同的事务类别对相关事务的申请单进行查询,如果您需要的话,您还可以给定您要查找的申请单的申请时间所在的时间段、审批状态进行查询。

点击列表中某一申请可修改该申请的详细信息。

点击[新增]按钮后会弹出申请类别选择窗口选择要提交的申请类别

下面对几个申请类别的具体操作加以介绍,其余申请的操作过程均相同:

1. 用车:

新增:

点击新增申请行中的“用车”链接,页面跳转到“填写用车申请”界面

在此界面中,您可以对申请用车的相关信息(如申请事由、申请要用此车的起始和截止时间等)进行填写,如有相关的附件信息,您还可以单击“增加附件”进行相关附件的增加。填写完后单击“保存”按钮,将所填信息进行保存。

删除未审批的申请单:

选中办公事务查询列表中的申请类别为“用车”的对应的申请单号前的复选框,后,点击“删除”按钮,将删除您所选的用车申请单。

显示已审批或审批中的申请单:

在办公事务列表查询中按审批标志为“已同意”等条件查询后,在结果页面中点击申请类别为“用车”前对应的申请单号链接后图标将展开相关的明细信息。

您可以按“打印页面设置”按钮后对要打印的页面进行设置,按“打印”按钮打印此页面。

2. 会议室:

点击新增申请行中的“会议室”链接,页面跳转到“会议室预定申请信息”界面

在此界面中,按您可以对申请会议室的相关信息(如申请事由、申请要用此会议室的起始和截止时间等)进行填写,在选择您要的申请的会议室之前,先点击“显示预定情况”进行相关会议室预定情况进行查看。填写完后单击“确定”按钮,将所填信息进行保存。

3. 办公用品领用:

点击新增申请行中的“办公用品领用”链接,页面跳转到“办公用品领用申请”界面,按您可以对申请办公用品的相关信息(如申请事由、申请要用这些办公用品的起始和截止时间等)进行填写,填写完后单击“确定”按钮,将所填信息进行保存。

4. 办公用品采购:

点击新增申请行中的“办公用品采购”链接,页面跳转到“填写采购申请”界面,按您可以按您的具体情况进行申请信息的填写,填写完后点击“保存”按钮进行保存。

5. 公务接待:

点击新增申请行中的“公务接待”链接,页面跳转到“公务接待申请”界面,按您实际要填写的申请信息进行填写,填写完成后,点击“确定”按钮进行保存。

6. 车辆维修:

点击新增申请行中的“车辆维修”链接,页面跳转到“填写车辆维修申请”界面,按您实际要填写的申请信息进行填写,填写完成后,点击“保存”按钮进行保存。

17.3. 个人邮件管理

OA-Mail是办公助手自身内置的一个小型电子邮件系统。通过OA-Mail可以在OA系统内部用户之间发送、接收电子邮件,同时也可以收发系统外部的Internet邮件。OA-Mail页面友好、操作简单、便于管理,极大地方便了员工之间及员工与外部的信息交流。

主要功能包括:1.收发机构内部邮件。2.用户可自定义外部邮箱设置。3.收发Internet邮件。4.用户可自定义邮件夹。5.用户可自定义‘拒收邮件地址’。6.用户可自定义‘个人签名档’。7。.可统计外部邮箱中的邮件数。8.可删除远程POP3邮箱中的邮件。个人地址簿管理及其导入/导出。

1. 建立用户

使用OA-Mail系统必须是OA的合法用户。每一位新增加的OA用户,系统将自动为其建立一个邮件帐号,不需要再做专门的设置。

2. 使用OA-Mail

员工登录到OA系统后,通过点击个人桌面上‘个人工具’中的‘邮件管理’功能进行OA-Mail系统。

3. 参数设置

l 用户可以自定义邮件夹每页显示的邮件个数,系统缺省为每页显示10条邮件列表。

l 用户可以设置拒收邮件的地址(只对外部邮件有效,多个地址请用逗号分开),接收外部邮件时,系统将自动屏蔽拒收邮件地址发来的邮件。

在写邮件时,如果选择了包含个人签名档,个人签名档内容会显示在邮件正文的最下方,你可以对发出的每一封邮件都附上一段很有个性的落款,体现你与众不同的一面。

4. POP3设置

如果用户需要接收Internet邮件,首先要从Internet服务商申请Internet邮件帐号,然后通过OA-Mail的POP3设置功能,在OA邮件系统中建立各自的Internet帐号信息,这样就可以通过OA-Mail系统来接收和发送Internet邮件。

点击‘POP3设置’页面中的‘新增POP3邮箱’增加POP3邮箱。在POP3邮箱设置页面中,输入POP3名称(如:新浪网邮件服务器);POP3服务器地址和端口(如:pop3.sina.com.cn,如果你不知道服务器使用什么端口,请使用缺省设置\”110\”。);POP3用户账号和登录密码;对方收到信时看到的发信人姓名和发信人地址(注意:“发信显示地址”请输入合法的Email地址,不能包含中文字符);如果选择‘自动收信’,则在用户每次登录进入OA时,系统自动接收该外部邮箱的邮件;如果选择‘收信后删除’,则系统在接收完邮件后,自动删除该外部邮箱中的邮件;用户选择将收到的外部邮件放到指定的邮件夹中。

5. 接收邮件

(1) 接收内部邮件

用户收到的所有内部邮件自动存入收件箱中。

OA系统解决方案

(2) 接收Internet(POP)邮件

在OA-Mail首页中,点击‘接收POP邮件’进入‘接收POP3邮件’页面。此页面中列表显示用户已定义的POP3邮箱。

点击指定的‘POP3名称’可修改该POP邮箱的设置;

点击指定的‘默认接收邮件夹’进入显示该邮件夹中的邮件列表页面。

点击‘新增POP3邮箱’可增加新的POP邮箱。

点击‘统计POP3邮件数’则统计并显示列表中各个POP邮箱中的邮件个数。

点选指定的POP3邮箱后,点击‘收取邮件’,则系统自动接收选定的远程POP3邮箱中的邮件,并保存到默认接收邮件夹中。

点选指定的POP3邮箱后,点击‘删除POP3邮件’,则系统将删除选定的远程POP3邮箱中的所有邮件。

点选指定的POP3邮箱后,点击“收取邮件”。

在查看接收到的外部邮件页面,可以通过点击页面上的‘下载到本地’链接按钮将正在查看的外部邮件下载的本地计算机中,下载后的邮件可以直接使用Ms OutLook软件阅读。

6. 写邮件

在OA-Mail首页中,点击“写邮件”。在公司内部发送邮件,可点击“内部地址”,可按部门或职位选择内部收件人。在公司内部发送邮件时,可选“对方读到信时给我回应”,这样系统会按照您的要求,当对方读信时,给您发送回应。这点只对内部收件人有效。在公司内部,可群发,只需在内部地址弹出的对话框点击“全选”。

发POP邮件时,收件人在“外部地址”栏填写。

在公司内部发送邮件,收件人点击“内部收件人”。可按部门或职位选择收件人。单选某个人,双击该人名,全选点击“全选”,全清点击“全清”。

选好内部收件人后,点击“确定”,刚选的收件人姓名就会出现在“写邮件”页面的收件人那栏。

点击[收件人>>]或[抄送>>]或[密送>>]按钮时,弹出个人地址簿中的人员清单供选择相应的人员

在此窗口中,选择行应的人员,点[确定]后,返回前一页面。

在写邮件页面,可同时增加多个附件文件,同时也可以选择其它有关功能。

7. 邮件夹管理

邮件夹管理,主要是方便邮件分类,用来管理邮件。在这可以设“新增邮件夹”把一些需要收藏的邮件,放在“新增邮件夹”里。

8. 地址簿管理

OA的邮件管理与OA的个人名片夹进行的很好的的结合,用户可以在收发电子邮件的同时对自己的地址簿(个人名片夹)进行管理。

在个人邮件管理中点击左面的[地址簿]即可进入个人名片夹管理页面。个人名片夹管理的操作说明请参见OA‘个人名片夹’的有关说明。

9. 地址簿的导入/导出

OA邮件系统提供了地址簿的导入/导出功能,用户可以很方便地将已有的地址簿(MS OutLook支持的格式)导入到OA地址簿(个人名片夹)中,或将OA地址簿导出为MS OutLook支持格式地址簿文件

导入时,用户应首先确认要导入的文件为MS OutLook支持格式的地址簿文件(.csv或.txt格式),并且应保证导入文件是按照MS OutLook默认导出项目导出的文件。

17.4. 个人名片夹

个人名片夹是将员工个人名片信息分类进行管理,使员工能够很方便地查找到所需要的有关人员信息。

用户可按字母或按分类查询

可‘增加’,修改,删除指定的名片。

点击某一名片的EMAIL地址,可直接进入发送邮件页面发送新的邮件。

17.5. 个人日程

员工可以使用‘个人日程’来预先安排和管理自己的各项待办事务。

进入个人日程主页面后,首先显示本人已录入的当天个人待办事务,可将‘已经完成’和未完成的个人事务用醒目的图标进行标记。

可点击日期标题两边的箭头,来显示前一天或后一天的个人事务。

点击〔今天〕按钮即显示当天的待办事宜。

点击〔按日〕或〔按周〕或〔按月〕按钮时,则可分别按日、周、月显示个人待办事宜,

在待办事宜显示页面中,点击某一待办事宜的标题可修改(编辑)该待办事宜的内容等信息。

可新增和编辑待办事宜,点击〔删除〕按钮则删除当前的个人日程。

17.6. 个人定时提醒设置

在用户使用办公软件登录成功后,若当天有需要提醒的事宜时,系统会自动弹出一个窗口,显示当天需提醒或待办的事宜,以提醒用户合理安排好工作时间。

用户可设置需要预先进行提醒的个人待办事宜。

进入个人定时提醒页面:点击页面标题栏中的消息图标即可进入消息管理页面

可进入个人定时提醒设置,可删除已被选中的提醒项目,可增加新的提醒。

可修改提醒醒目的内容,新增及修改提醒内容,保存当前设置的定时提醒信息等。

在此页面中,可以设置:

1. 终止类别:只发生一次、永远有效、到终止日期为止。

2. 定期重复模式:按日、按周、按月、按年。

3. 重复间隔:每隔xx天提醒或每个工作日(周一致周五)提醒。

17.7. 个人理财

个人理财是为员工提供了一个个人日常财务收支管理的辅助功能,员工可以使用本功能设置多个理财账户,进行日常收支的登记处理,同时可以对指定时期的收支情况进行查询统计处理。个人理财主界面如下图:在此模块中可进行个人收支信息的增加、删除、修改、查询、高级查询操作,默认显示所有收支信息。

点击“账户管理”按钮,进入账户管理界面,在此界面中可进行个人账户信息的增、删、改操作。如下图:点击账户名称的链结,进入修改账户界面,点击“新增”按钮,可以新增一个账户,选中所要删除的账户,点击“删除”按钮可以删除此账户。注意:如果账户删除则

账户下的所有收支信息都将删除。)

点击“项目维护”按钮,进入收支项目管理界面,在此界面中可进行个人收支项目信息的增、删、改操作。如下图:点击项目名称的链结,进入修改项目界面,点击“新增”按钮,可以新增一个项目,选中所要删除的项目,点击“删除”按钮可以删除此项目。注意:如果项目删除则属于此项目的所有收支信息都将删除。)

在个人理财主界面,点击查询按钮可以按条件查询您所需的个人收支信息

在个人理财主界面,点击“统计”按钮进入统计界面,在本界面可以按照时间和统计方式统计个人财务收支状况,默认统计方式为“明细统计”。 如果不输入统计时间默认为统计全部收支信息,如果只输入统计的起始日期,默认结束时间为当前日期。

17.8. 签退

员工使用‘签退’功能完成每天的签退登记工作。

系统自动将员工最后一次的签退时间作为当天的有效签退登记时间。

另:员工当天第一次从登录主页面登录进入系统时,系统将自动记录员工的登录时间,作为该员工的当天签到时间。

点击签退管理界面中的“点此签退”按钮,提交当天的签退时间。

17.9. 离线设置

当您有事需要暂时离开时,在离线设置界面中选择离线原因和预计回来时间,点击“确定”。这样别人在查看您是否在线时,可以看到您已经离线,和您离线的原因及何时回来等信息。

您可以自己定制您的离线原因

17.10. 修改口令

本模块用来修改员工自己的登录口令。

在修改登录口令的同时,可修改登录用户名。

可修改本人的登录用户名即登录昵称。

输入原口令,新口令和确认新口令,点击“确认”完成。

17.11. 收发短信息

使用OA提供的收发短信息功能,可随时和当前在线的员工进行及时交流。点击页面上方的短消息即进入消息管理页面:

默认显示已收到且未阅读的消息列表。可选择查看其它类别的消息列表。

用户评论


温柔腔

终于有人写了关于OA系统的文章!我也是在公司里被它折磨得不行呢,每天挤时间处理文件审核简直要命!希望能有真正好用实用的解决方案!

    有10位网友表示赞同!


回忆未来

我从一开始就觉得OA系统是为了增加工作量设计的。很多功能根本没用到,还各种推送通知让人心烦意乱。现在很多公司都在往自动化方向发展,希望能看到一个真正能解放办公人员效率的OA系统。

    有7位网友表示赞同!


那伤。眞美

对于中小企业来说,选择合适的OA系统确实是一件不容易的事!我之前试过不少免费版,功能都很简陋,付费版价格又太高了。这篇博文说的几点建议倒是挺有用的,特别是强调要根据公司的实际情况选择,不能盲目追求所谓的智能化或者强大功能。

    有13位网友表示赞同!


夏至离别

OA系统能解决很多问题,比如文件管理、审批流程等等,可以提升工作效率,让企业运作更加规范化。但是,系统的操作性和可视化程度都很重要,如果太复杂或者过于冷冰冰的界面,也是会降低员工的使用积极性的!

    有18位网友表示赞同!


未来未必来

我公司用OA系统三年了,虽然它解决了很多沟通效率问题,方便我们远程办公,也能做到文件共享透明度更高。但是,我还是觉得有些地方需要改进,比如审批流程太过繁琐,有时操作起来非常不人性化。

    有6位网友表示赞同!


孤败

我特别喜欢这篇博文的“简化的界面设计”这个建议!以前用过一款功能完善但过于复杂的OA系统,弄得我们每天都花很多时间在适应软件操作上。其实有时候功能太复杂反而导致效率低下,简洁明了的界面才是王道。

    有5位网友表示赞同!


你是梦遥不可及

对企业来说,选择合适的解决方案确实要从自身需求出发。盲目追求所谓的最新技术往往适得其反。这篇文章的观点很有远见;希望更多企业能够在选用OA系统的时候,慎重考虑公司的实际情况!

    有18位网友表示赞同!


你与清晨阳光

作为一名程序员,我一直认为,优秀的OA系统应该不仅仅是简单的工具集合,更要融入业务逻辑,才能真正的帮助企业效率化和运营优化。

    有9位网友表示赞同!


一个人的荒凉

我同意作者观点! 很多公司为了追求所谓的“智能化”,把OA系统设计成过于复杂的形式,反而降低了员工的工作效率。希望 OA系统的未来能更加注重人性化的设计

    有18位网友表示赞同!


暖瞳

确实,OA系统是一个解决企业管理问题的利器,可是要真正发挥其价值,需要对用户的体验进行持续优化,才能让它成为团队协作、信息共享的便捷助手!

    有6位网友表示赞同!


幸好是你

文章分析得很透彻,我认为一个好的OA系统应该能够实现流程自动化、数据可视化等功能,为企业管理提供更有效的决策支持!

    有13位网友表示赞同!


陌然淺笑

很多公司在采购OA系统的时候,只看重表面功能,忽略了系统的稳定性和安全性,这很危险啊。选择OA系统时一定要考虑长期的成本效益,不要贪图小便宜。

    有7位网友表示赞同!


蹂躏少女

我公司用的OA系统经常出现故障,维护起来非常麻烦。希望未来能有更加稳定可靠的OA系统产品出现!

    有18位网友表示赞同!


走过海棠暮

虽然OA系统的功能越来越多,越来越智能化了,但我还是觉得有些地方需要改进,比如文件搜索的功能不够强大,有时候难以快速找到需要的文档。

    有6位网友表示赞同!


一点一点把你清空

这篇博文给我的最大启发就是“不要盲目追求最新功能”。一个真正优秀的OA系统应该注重实用性和可操作性。 希望看到更多以用户需求为导向的OA系统!

    有16位网友表示赞同!


情字何解ヘ

我有个想法,希望未来的OA系统能够与其他办公软件更好地集成,形成一个完整的办公生态系统,这样能更高效地完成工作流程!

    有16位网友表示赞同!


执笔画眉

我觉得,对于很多中小企业来说,选择开源并可定制的OA系统是一个不错的选择,成本更低,也能根据自身需求进行调整改版。

    有13位网友表示赞同!


莫名的青春

希望 OA 系统 的未来能够更加注重 User Experience,让它真正成为帮助我们高效工作、协同办公的利器!

    有18位网友表示赞同!

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